3 aandachtspunten voor het inkopen van schoonmaakdienstverlening in het onderwijs

In de afgelopen periode heeft het inkoopteam van VFM Facility Experts voor diverse PO- en VO-scholen en ook Mbo- en Hbo-instellingen de schoonmaakdienstverlening aanbesteed. Een aantal punten zijn ons hierbij opgevallen die kenmerkend zijn voor schoonmaak aanbestedingen in het onderwijs. In dit artikel delen wij de 3 belangrijkste inzichten en tips om uw schoonmaakdienstverlening in het onderwijs tot een succes te maken. Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Bel ons gerust. 
 

1. Sturen op resultaatgerichte schoonmaak 

In het onderwijs komen we geregeld verouderde contracten tegen met als basis een werkprogramma voor het schoonmaakonderhoud. Soms zelfs tot aan het te gebruiken schoonmaakdoekje en type reinigingsmiddel toe. Maar ook in het onderwijs zien we een verplaatsing naar meer sturen op resultaat en de wens om niet meer exact alle werkzaamheden voor te schrijven. Een schone school is immers waar het om draait. 
 
Een resultaatgericht contract binnen het onderwijs is zeker mogelijk. Een aandachtspunt ter voorbereiding is het goed in beeld brengen van de randvoorwaarden voor de leverancier. Denk aan roostertijden, gebruik van de aula en evenementen of andere activiteiten na schooltijd. Werk vervolgens het gevraagde resultaat uit in heldere kwaliteitseisen en beoordeel constant of het gevraagde resultaat in verhouding staat tot de dynamiek in de werkomgeving. Rekening houdend met de gemiddelde scholier of student, is een 100% schone school dan wel haalbaar? 
 

2. Vooraf nadenken over contractmanagement

Contractmanagement is een opkomend vakgebied, maar zien we binnen het onderwijs nog in mindere mate toegepast worden. Contractmanagement als aparte taak, met de benodigde tijdsinvestering die daarvoor nodig is, komen we weinig tegen. Het is verstandig op voorhand van de aanbesteding al na te denken over de gewenste invulling.
 
Een van de oorzaken hiervan is dat veel onderwijsinstellingen nog decentraal georganiseerd zijn, met name in het lager onderwijs. Gevolg hiervan is dat het contractmanagement niet centraal belegd is, als er überhaupt al sprake is van een centrale inkoop. 
 
Zowel in het gezamenlijk aanbesteden als in de centrale aansturing/ contractmanagement is nog veel winst te halen. Enerzijds is dat op financieel vlak, een gezamenlijke aanbesteding leidt vaak tot schaalvoordeel. Anderzijds kan ook meer flexibiliteit in het contract gerealiseerd worden doordat een grotere pool aan (geselecteerde en ingewerkte) medewerkers beschikbaar zijn. 
Onze ervaring is dat contractmanagement binnen het onderwijs opkomend is, maar vaak nog ‘erbij wordt gedaan’. 
 
Operationele overleggen kunnen prima decentraal op de locaties zelf gevoerd worden. Tactische en/of strategische overleggen hebben daarentegen de meeste toegevoegde waarde wanneer deze per regio of scholengroep gevoerd worden. Zo kunnen best practices, maar ook leerpunten, van de verschillende scholen gedeeld worden en kan overkoepelend met de leverancier gespard worden over het verbeteren van de samenwerking en resultaten. 
 
 

3. Betrek de conciërge of huismeester in het proces

Niemand weet beter wat er reilt en zeilt in een school dan de conciërge of huismeester op locatie. Vaak is diegene het eerste aanspreekpunt voor scholieren/ studenten en weet daarmee ook wat er speelt en leeft. Het kan ook zijn dat de conciërge een rol heeft in de uitvoering van de schoonmaak, bijvoorbeeld de nalooprondes van het sanitair of de aula. Voor de leveranciers is het belangrijk dat deze rolverdeling goed in kaart is gebracht op voorhand, welke activiteiten worden zelf uitgevoerd en wat kan de leverancier hierin verwachten. Door goede onderlinge afstemming met de schoonmaakmedewerkers op locatie kan het kwaliteitsniveau zelfs verbeteren voor scholieren/ studenten en docenten. En dat is toch waar we het allemaal voor doen!
Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord