Op de foto: Dagmar Groot en Anne Ensing

Best Value | 3 valkuilen vanuit de ervaring van de consultant

Een blog door: Dagmar Groot in co-creatie met Pim van der Kooij en Anne Ensing

Best Value, you love it or hate it. Je hebt grote voorstanders die niet uitgesproken raken over het gedachtegoed en de uitwerking ervan. Je hebt ook genoeg tegenstanders, die het meer zien als een “verkooptrucje” of een rage die wel weer over waait. De afgelopen jaren heb ik in mijn rol als Consultant bij VFM,  Best Value projecten begeleid en onderzocht wat de succesfactoren en valkuilen zijn. In dit blog de drie valkuilen van Best Value. 

Wat is het eigenlijk? 

Best Value is een veelomvattende methode om een goed partnerschip op te bouwen met een hoge mate aan kwaliteit voor een marktconforme prijs. Om dit te bereiken zijn er een aantal belangrijke stappen in het inkoopproces opgenomen die heel nauwkeurig gevolgd dienen te worden. 

Best Value in de praktijk

Na het inkooptraject komt de volgende fase, best value in de praktijk, bestaande uit de implementatie en vervolgens contractmanagement. In deze fase is er weinig houvast en veel minder bekend of geschreven over Best Value. Vanuit mijn ervaring in de praktijk heb ik de drie belangrijkste valkuilen voor deze laatste, maar misschien ook wel belangrijkste fase, op een rijtje gezet.

Drie valkuilen vanuit de ervaring van de consultant

1 | Best Value is meer dan inkoop
Het uitwerken van de stukken, het verder bouwen aan wederzijds vertrouwen, de weekly’s, het zijn allemaal hele belangrijke onderdelen van een goede invulling van het Best Value gedachtegoed. Misschien dat de concretiseringsfase goed doorlopen wordt, maar meestal komen hier al de eerste haarscheurtjes op het gebied van Best Value. Discussie over de inhoud van een PvE, de uitvoering ervan en het liefst ook de nodige aanpassingen worden besproken.
Na het inkooptraject gaan de projectleden weer ieders weg en zit de operatie in de verdere afwikkeling, hetgeen ook voor de leverancier het geval is. De betrokkenen zijn gevlogen en de operatie weet misschien maar half wat er precies van ze verwacht wordt in het kader van Best Value. De begeleiding in de contractmanagementfase met kennis van Best Value binnen de organisatie is in het belang van het contract. Een geslaagd Best Value project vraagt dus ook inzet in de contractmanagement en exploitatie fase van een contract, buiten de tijd benodigd voor de inkoopfase.

2 | De kunst van het loslaten
“Er staat hier nu wel dat ze het op deze wijze gaan doen, maar dat is toch niet handig. Ik wil dat ze het anders invullen.”
In de samenwerking verandert een hoop en is het belangrijk om goed met elkaar te communiceren, heldere afspraken te maken en duidelijk gericht te zijn op de gestelde doelstellingen die bij de aanbesteding als uitgangspunt zijn genomen. Verder is het een kwestie van loslaten en vertrouwen op de expertise van de leverancier. Geef de leveranciers de ruimte om hun plannen naar behoren te kunnen uitvoeren. Het eindresultaat telt, niet de weg er naartoe.

3 | Best Value kost tijd
Een eerste valkuil bij Best Value projecten is de tijd die nodig is om een eerste project succesvol te doorlopen. In de praktijk blijkt dat veel Facility Managers en Inkoop Professionals het volgen van de stappen van Best Value als tijdrovend ervaren. Er moet voldoende tijd gestoken worden in het doorgronden van de plannen en het enthousiasmeren van de rest van de organisatie. De collega’s en betrokkenen op de verschillende niveaus zijn niet gewend om op een dergelijke manier samen te werken of te overleggen. Collega’s dienen getraind te worden in Best Value en moeten worden meegenomen in de algehele denkwijze. Vaak wordt gedacht dat het gelijk vanaf het begin allemaal vlekkeloos verloopt en zakt de moed in de schoenen als dat niet meteen het geval is. Vreemd, dit is niet anders dan bij een traditionele aanbesteding, hiervoor geldt ook vaak dat de eerste periode nog wel even wennen en aftasten is.
Best(e) Value partnership!

Discipline en transparante samenwerking  

Om Best Value duurzaam te laten werken adviseren wij om naast de fase van inkopen óók in de contractmanagementfase goed de focus te houden op een duurzame en best(e) value samenwerking. Dit vraagt om discipline en een goede en transparante samenwerking gedurende het gehele contract. VFM heeft het afgelopen jaar hier onderzoek naar gedaan en kan hierin van waardevolle betekenis zijn en beide partijen begeleiden in een goede samenwerking van Best Value.

Wilt u meer weten over Best Value? Wij gaan graag met u ingesprek. Neem gerust contact met ons op. 

 

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord