De toegevoegde waarde van de interim professional | 5 situaties 

Auteur: Ida Beuker, Consultant bij VFM facility experts 
Tekeningen: Karel Langenhoff

Het klassieke beeld van een interim manager, die tijdelijk wordt ingehuurd om de boel flink op te schudden en de lastige beslissingen te nemen, herkent u misschien wel. Vaak wordt bij interim management gedacht aan een reorganisatie of drastische bezuinigingen. Het werkelijke scala aan situaties waarin een facilitaire interim professionals van toegevoegde waarde is, is echter veel breder. Vanuit onze ervaring met 20 jaar inzet van facilitair interim professionals hebben aan de hand van een fictieve casus 5 situaties geschetst waarin de interim manager van toegevoegde waarde is. 

 

1 |  Start van een project 

projectmanagement, analyse en verandermanagement  

Yes! We zijn gestart met het realiseren van een nieuw werkplekconcept. Alle projectleden waren aanwezig en gaven kort aan wat hun bijdrage aan het project is en welke rollen ze gaan vervullen. Samen is gebrainstormd over de te bereiken doelen, de aanwezige expertises en beschikbaarheid. Ook werden de succesfactoren en eventuele risico’s besproken. Het ziet er naar uit dat we een winning team hebben samengesteld en hebben zin om onze tanden er in te zetten. 
Het projectteam bestaat uit 8 collega’s. Onze projectmanager en de analist zijn externen op interim-basis maar wij zien hen als collega’s. Om de verandering rondom de werkomgeving goed te begeleiden hebben wij ook een specialist op verandermanagement betrokken. 

De interim projectmanager
Het verbouw- en verhuisproject vereiste een ervaren projectmanager op het gebied van huisvesting. Een verhuizing doen we immers niet dagelijks. Na een intensieve zoektocht is de projectmanager geselecteerd op de match tussen benodigde en aangeboden vaardigheden. Het scheelt enorm om iemand in het team te hebben die vaker met dit bijltje heeft gehakt.  

De interim analist 
Ook onze interim data-analist heeft een belangrijke rol. Hij is bedreven in het vertalen van data in hapklare brokken. Werkplekbezetting, behoeften van medewerkers, verhuisbewegingen etc. zijn zaken die we moeten weten om de nieuwe huisvesting zo goed mogelijk te kunnen bepalen, om de verhuizing snel en goed te laten verlopen en om straks collega’s te hebben die met plezier naar hun nieuwe werkplek gaan. 

De Interim verandermanager
Naast de projectmanager is ook een interim manager ingehuurd die kijkt naar wat de nieuwe huisvesting betekent voor de organisatie. De interim manager heeft de belangrijkste stakeholders geïnterviewd over behoeften en achterliggende redenen van het project. Zij bracht het doel van ons project in samenhang met de doelen van onze organisatie. Onze interim manager begeleidt de collega’s bij de verandering door een zorgvuldige aanpak van planontwikkeling via intensieve communicatie en coaching tot een door en voor alle collega’s gedragen nieuwe situatie.planontwikkeling via intensieve communicatie en coaching tot een door en voor alle collega’s gedragen nieuwe situatie. 

2 | Gedurende het project 

Extra onderzoek nodig 

We zijn lekker op dreef en druk aan het inventariseren en analyseren. Toch blijkt dat relevante data ontbreekt, vandaar dat we hebbenbesloten een beroep te doen op twee interimmers om de werkplekmetingen te doen. Zij gaan gedurende een maand alle werkplekken meten op gebruik. Ook kijken zij naar specifieke behoeften per functie. We hadden hiervoor uitzendkrachten kunnen gebruiken maar omdat het ons aan tijd ontbreekt om hen te begeleiden en het gevaar dreigt dat onze blik ‘gekleurd’ is hebben we besloten om gebruik te maken van experts op dit gebied.  Onze analist stelt samen met de experts de meetpunten op zodat hij de juiste input heeft voor zijn analyse. 

Specialistische werkplekmetingen
Het bureau dat de experts levert en begeleid heeft veel ervaring met huisvestingsprojecten en vooral op het gebied van werkplekconcepten. Zij stellen ons vragen over de achterliggende redenen van het project en willen weten hoe dit samenhangt met de doelen van onze organisatie. Gek genoeg bleek dat we toch niet allemaal dezelfde ideeën hierover hadden. We hebben lang stil gestaan bij de wens om de vitaliteit van onze collega’s te bevorderen en wat dit kan betekenen voor het werkplekconcept. Dit was bij ons nog niet opgekomen, wij hadden nog niet nagedacht over gezonde voeding, statafels etc.  
De analyse is binnen en door onze data-analist omgezet in  een leesbare rapportage waarop wij onze keuzen en adviezen aan de directie over de nieuwe huisvesting konden baseren. 

3 | Vakantietijd

Tijdelijke vervanging 

De besluiten zijn genomen en de plannen gaan door zoals wij hebben voorgesteld. Doordat het besluit meer tijd in beslag nam dan voorzien moeten veel acties tijdens de vakantieperiode uitgevoerd worden. Ook collega’s van andere afdelingen zitten in dezelfde tijdspagaat en kunnen ons niet helpen dus besluiten we een beroep te doen op externe ondersteuning. 

De interim manager ten tijde van verlof
Via een facilitair adviesbureau krijgen we een aantal interimmers aangeboden die direct aan de slag kunnen én die gelukkig nog geen vakanties geboekt hebben. Ze pikken het snel op en draaien vrijwel direct volledig mee. Wij richten ons op de zaken die lastig over te dragen zijn zoals het overleggen met interne klanten over maatwerkafspraken. We gaan ook nog op vakantie terwijl het project doorloopt.

4 | Implementatiefase

Ondersteuning bij implementatie van een nieuw dienstverleningscontract

De implementatiemanager van het cateringbedrijf blijkt met zwangerschapsverlof te gaan op het moment dat het restaurant in gebruik wordt genomen. Een vervelende samenloop van omstandigheden waarop het cateringbedrijf gelukkig actief heeft geanticipeerd. 

De interim implementatie manager
Bij gebrek aan beschikbare vervanger uit het eigen personeelsbestand hebben ze een beroep gedaan op een interim professional uit hun netwerk, een oud collega met verstand van het door ons gekozen cateringconcept. Voor ons verliep de samenwerking prima en eigenlijk merkten we niet dat de vaste implementatiemanager was vervangen. 

5 | Afronding project 

Succes vieren met het hele team! 
 
Het project is afgerond. De medewerkers zijn verhuisd naar hun nieuwe kantoor. Ze genieten er zichtbaar van en zoeken de plek die past bij het werk dat ze moeten doen. Het staand vergaderen heeft zijn intrede gedaan en levert ook nog tijdwinst op. Sommige collega’s zitten op skippyballen en bijna iedereen maakt gebruik van de sta-optie op de bureaus. Het gezonde eten en drinken in het restaurant vindt gretig aftrek. Bijkomend voordeel zijn de lagere huurkosten door het efficiënte ruimtegebruik. Leuk om te vermelden is dat één van onze interimmers in vaste dienst is gekomen, andere interimmers kozen bewust voor het interim-bestaan en gingen weer door naar volgende opdrachten. Onze projectmanager heeft afscheid genomen maar niet nadat we ons succes gevierd hebben. Daar was alle reden voor. We hebben het ‘m toch maar mooi gefikst met zijn allen en we kunnen concluderen dat wij dit niet hadden bereikt zonder onze interimmers. 

 

Interim | wat levert het nog meer op

Kortom, de inzet van interim professionals levert voor de projectgroep het volgende op:
Een goede nachtrust
Plezier in het werk
Een goede balans tussen werk en privé
Samen zichtbaar succesvol 
Tevreden klanten !

 

 

 

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord