Drie landen, vijftien locaties, één IFM contract. ABB is een technologieleider die de digitale transformatie van industrieën aanstuurt. Wereldwijd actief met vestigingen in meer dan 100 landen waar in totaal ongeveer 105.000 mensen werken. ABB Benelux had haar facilitaire dienstverlening gecontracteerd in één IFM – contract. Vanwege expiratie van dit contract vroeg ABB VFM om te adviseren in het sourcingstraject, het inkooptraject en de implementatie van het nieuwe IFM contract.

Een mooie opdracht voor VFM! Het gaat om een contract met een brede scope, namelijk zowel soft en hard services. Bovendien kent ABB veel verschillende type locaties (kantoren, magazijnen en productie) en dus diverse behoeftes ten aanzien van de services. Bart Mak, Violette Krouwel en ZZP’er Gea Hopman werkten samen met ABB toe naar een succesvolle implementatie van een nieuw contract.

Multi service, IFM of Managing Agent?

Gezien de relatief strakke planning besloten we om het pragmatisch aan te pakken. Veel verantwoordelijkheden (inkoop, materiedeskundigheid, projectmanagement) werden bij VFM belegd. VFM ondersteunde ABB in het maken van de keuze tussen Multi service, IFM of Managing Agent door het opstellen van heldere doelstellingen, het ontwikkelen van scenario’s en het inbrengen van diverse afwegingskaders. 
 

Hans Kemps, namens ABB: “VFM heeft ons uitstekend geadviseerd in de mogelijkheden om onze facilitaire soft en hard services opnieuw in te kopen. De parate marktkennis en vakkundigheid heeft ons geholpen in het hele proces.”

Aan de slag met het inkooptraject

Toen de keuze was gemaakt om opnieuw een IFM contract in de markt te zetten, startten de voorbereidingen voor het inkooptraject. In diverse werksessies betrokken we de relevante disciplines van ABB, zoals HR, ICT en Finance. Gezamenlijk stelden we de randvoorwaarden voor het inkooptraject scherp. Daarnaast richten we een werkgroep op die aan slag ging met het opstellen van een Programma van Eisen en Service Level Agreements per dienst. VFM leverde de inhoudelijk experts voor de werkgroep. Resultaat hiervan was een concrete uitvraag om de gewenste dienstverlening in te kopen.

Violette Krouwel, Senior Consultant Inkoop namens VFM: “Om van zo’n divers en omvangrijk pakket aan dienstverlening tot een concrete set tenderdocumenten te komen, is altijd weer een uitdaging. Samen met ABB zijn we er goed in geslaagd om de juiste balans te vinden tussen uniformiteit en couleur locale.”

Parallel aan het voorbereiden van het inkooptrajecten voerden we een marktverkenning om beter zicht te krijgen op de mogelijkheden in de markt en relevante ervaringen van diverse marktpartijen te toetsen. Dit leidde tot een short list met partijen die uitgenodigd zijn voor deelname aan het inkooptraject.

VFM begeleidde het inkooptraject gedurende het hele proces. Na ontvangst van de offertes zijn ABB en VFM met enkele partijen verder in gesprek gegaan over de belangrijkste thema’s. Dit resulteerde in de vlotte gunning aan een partij met een contract voor de komende jaren. 

En dan nog implementeren…

Na gunning heeft VFM, ABB ondersteund bij de implementatie., Gea Hopman heeft namens VFM de rol van implementatiemanager vervult. Hierdoor was het mogelijk om in om de dienstverlening in slechts drie maanden tijd over te dragen naar de nieuwe leverancier en te implementeren. De implementatiemanager van VFM adviseerde ABB over het inrichten van contract management, de KPI’s en het concretiseren van de dienstverlening op de diverse locaties.

Bart mak, projectleider namens VFM, nam deel in de stuurgroep tijdens de implementatie: “Door deel te nemen in de stuurgroep kon ik ABB voorzien van advies bij de belangrijkste mijlpalen in de implementatie. Natuurlijk pakken sommige dingen in praktijk anders uit dan vooraf bedacht, maar daar hebben we op een goede manier samen invulling aan gegeven.”