Wat houdt ketensamenwerking in?

Ketensamenwerking is een manier van samenwerken tussen verschillende partijen die aan één proces/product samenwerken. Het betekent dat op een slimme manier wordt samengewerkt met de andere schakels/organisaties binnen de keten. Deze samenwerking kan tot meer leiden dan wat als individuele schakel haalbaar is. Ketensamenwerking is een samenwerkingsverband tussen vakspecialisten waarbij niet alleen de doelstellingen van de eigen organisatie worden nagestreefd, maar ook één of meerdere gemeenschappelijk gekozen doelstellingen.

Waarom ketensamenwerking?

Binnen een keten wordt vaak opgemerkt dat de verschillende leveranciers de eigen bedrijfsvoering blijven optimaliseren, maar dat de onderlinge processen niet op elkaar afgestemd worden. Het optimaliseren van de eigen bedrijfsvoering zonder af te stemmen of rekening te houden met de andere schakels in de keten, leidt vaak tot onnodige kosten. Door middel van ketensamenwerking creëer je veel potentie. Door de processen binnen de keten zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten en de expertise van leveranciers goed te benutten, valt niet alleen veel kwaliteit te verbeteren maar ook kosten te verlagen. Indien de keten als geheel goed presteert, zullen de ketenspelers daar hun voordeel uithalen. Dit betekent een voordeel voor elke schakel; oftewel een win-win principe.

Voordelen van ketensamenwerking zijn o.a.:

• Hogere mate efficiëntie en effectiviteit
• Kostenbesparing
• Meer kans op innovatie
• Betere kwaliteit van dienstverlening
• Tevreden eindgebruikers/werknemers
• Invulling geven aan ketensamenwerking

Ketensamenwerking vraagt om een andere inrichting van rollen en andere attitudes van mensen. Er worden nieuwe eisen gesteld aan leidinggeven, het regisseren van de keten, de communicatie en het klantgericht werken. De belangrijkste elementen van de dag worden verbinding en vertrouwen. Ketensamenwerking vraagt veel van alle betrokken partijen en de ketenregisseur. Partijen moeten willen samenwerken over een langere periode, om een gezamenlijk leerproces door te kunnen maken waarmee processen geoptimaliseerd kunnen worden.

In 10 stappen naar ketensamenwerking

Op basis van haar onderzoek definieerde Demi 10 stappen om invulling te geven aan ketensamenwerking: 

1. Zorg voor een heldere missie/visie en doelstellingen van de facilitaire organisatie
2. Stel kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) op
3. Zoek naar de juiste ketenpartners
4. Breng de ketenpartners met elkaar in contact
5. Betrek de eindgebruikers
6. Deel kennis met elkaar
7. Zoek naar kansen/manieren om samen te werken
8. Stel een ketenregisseur aan
9. Zorg voor verbinding met en tussen de medewerkers
10. Blijf aandacht houden voor de ketensamenwerking

Toelichting stappenplan

Allereerst is het belangrijk om als opdrachtgever een concrete, heldere missie en visie voor de facilitaire afdeling opgesteld te hebben. Deze moet niet alleen duidelijk zijn voor de opdrachtgever, maar ook voor externe partijen. Daarnaast moet er worden nagedacht over afspraken, doelstellingen en KPI’s met betrekking tot de ketensamenwerking. Uit de aankondiging van de aanbesteding moet duidelijk zijn wat er van leveranciers wordt verwacht. Wanneer de juiste ketenpartners zijn gecontracteerd, is het belangrijk om ze in contact te brengen. Tussen de ketenpartners moet verbinding en vertrouwen ontstaan. Dit is van belang op zowel strategisch, tactisch en operationeel niveau. Dit kan eenvoudig door periodieke bijeenkomsten te organiseren. Er is vooral continu aandacht nodig voor de medewerkers uit de operatie. Zij zijn elke dag actief bezig in de ketensamenwerking en het belang en de voordelen hiervan moeten duidelijk zijn. Daarnaast is het belangrijk dat de ketenpartners kennis met elkaar delen. Door kennis te delen krijgen ketenpartners inzicht in elkaars processen en werkzaamheden en kunnen ze op zoek naar kansen/manieren om samen te werken. Om de ketensamenwerking te realiseren is het aanstellen van een ketenregisseur van groot belang. De ketenregisseur bewaakt continu de ketensamenwerking en houdt het overzicht. Het is aan de ketenregisseur om alle partijen proactief betrokken te houden bij de ketensamenwerking en te zorgen dat zij initiatief tonen. Daarnaast is een belangrijke taak om te zorgen dat alle partijen zich gelijk voelen aan elkaar, inclusief de opdrachtgever. Persoonlijke aandacht voor de medewerkers is hierbij essentieel.

Mogelijk afspraken voor een succesvolle ketensamenwerking zijn:

• Eén keer per jaar op strategisch niveau met alle ketenpartners bijeenkomen waarbij alle partners input moeten geven over de ketensamenwerking
• Twee keer per jaar op tactisch niveau met de ketenpartners overleggen over de KPI’s en de doelstellingen van de facilitaire afdeling
• Eens per maand een overleg op operationeel niveau met alle ketenpartners om te sparren over het optimaliseren van de operaties binnen de keten
• Elke dag een dag start op operationeel niveau
• Minimaal één keer per jaar een bijeenkomst met alle medewerkers uit de operaties om ze te informeren over eventuele resultaten of veranderingen binnen de keten, waarbij ook persoonlijke aandacht is voor medewerkers
• Een gezamenlijk softwaresysteem waarin meldingen gemaakt kunnen worden die direct bij de desbetreffende dienst terecht komen
• Een beloningssysteem waarbij behaalde gezamenlijke doelstellingen beloond kunnen worden met extra contractjaren

Mogelijke KPI’s zijn:Klanttevredenheid/medewerkerstevredenheid: 

• Aantal klachten
• Responstijden en doorlooptijden van meldingen
• Logistieke efficiëntie
• Gerealiseerde besparingen
• Toepassen vernieuwde processen en methoden

Aan elke KPI kan een doelstelling en een methode worden gehangen, denk aan bijvoorbeeld 15% minder klachten per week en het uitzetten van klanttevredenheidsenquêtes. Op deze manier kan gemeten worden of de ketensamenwerking daadwerkelijk succesvol is en toegevoegde waarde oplevert.
Tot slot. Neem de tijd om elkaar goed te leren kennen, blijf continu (persoonlijke) aandacht houden voor de medewerkers en de samenwerking in het algemeen en heb vertrouwen in elkaar.

Belangrijkste literatuur: 

• Chao-Duivis, M., & Wamelink, H. (2013). Juridische aspecten van ketensamenwerking. Delft.
• Noordhuis, M.M. (2015). De waarde van ketensamenwerking. Proefschrift, Nyenrode. Business Universiteit, Papendrecht.
• Twynstra Gudde & FMN. (2019). Facilitaire trends voor 2019.
• van der Veen, J. (2013). De kracht van ketensamenwerking. Inaugurele rede, Nyenrode Business Universiteit, Breukelen.
• van der Veen, Prof. J. (2018). In de praktijk van dFM komt weinig van ketensamenwerking terecht. Opgehaald van Facto.nl

Demi van Achthoven studeert HBO Facility Management aan de Haagse Hogeschool en heeft het afstudeeronderzoek (2019) uitgevoerd in opdracht van VFM Facility Experts.

Interesse in ketensamenwerking en/of begeleiding ervan?
Neem contact op met VFM: 030 2735070.