Inzichten  

Uit een voorzichtige analyse op historische (openbare) aanbestedingen blijkt dat de term 'flexibiliteit' en 'samenwerking' veelal een prominente plaats krijgt in de organisatie-/aanbestedingsdoelen. Een nadere blik leert echter ook dat: 

• De termen 'flexibiliteit' en 'samenwerking' onvoldoende zijn geoperationaliseerd in de inrichting van dienstverlening en samenwerking. Na gunning ligt de nadruk op het operationele deel van het Programma van Eisen. Ambities en doelen verdwijnen vaak naar de achtergrond wanneer het periodiek overleg vooral is ingericht op agendapunten als (1) KPI's, (2) Issues en (3) Mutaties.  
• Parallel aan het toegenomen belang van 'flexibiliteit' is er een forse toename geweest van outputgerichte contractvormen. Opdrachtnemers zijn verantwoordelijk voor het te leveren resultaat en zijn in hoge mate risicodragend. 
• Toepassing van prijsmodellen met een commerciële incentive (catering) en/of op basis van een vaste aanneemsom, zonder dat er inzicht is van prijsopbouw en het onderscheid daarin tussen vaste en variabele kosten. 

Wat is er dan wel nodig? 

Er is geen standaardoplossing om flexibiliteit in samenwerking te bereiken. Wel zijn er een aantal tips om het vraagstuk aan te vliegen. De belangrijkste is te duiden wat wordt verstaan onder 'flexibiliteit' in de desbetreffende situatie. Gaat het om (verwachte) pandsluitingen, mutaties in kwaliteitsniveaus of betreft het scopewijzigingen. Moeilijk te voorspellen, maar essentieel om te komen tot een passende samenwerking. Wanneer het begrip 'flexibel' is ontleed, is het tijd om na te denken over:

• Een changeprocedure: stel vast hoe een mogelijke contractaanpassing tot stand komt, denk hierbij aan (1) wie levert de informatie aan, (2) op welke termijn verwacht je de operationele aanpassen en (3) op welke termijn dient e.e.a. financieel te zijn verwerkt. Om het sprekend te maken kun je dit koppelen aan realistische scenario's, passend bij uw organisatie. Als de procedure het toelaat, wordt deze procedure natuurlijk bij voorkeur vastgesteld samen met de inschrijver(s). 
• Het prijsmodel: er zijn vele verschillende varianten; van een volledig open - boekconstructie tot een commercieel model. Niet elk model past bij elke context, denk na over bijvoorbeeld: (1) verwachte mutaties gedurende samenwerking, (2) beschikbaarheid van informatie, (3) administratieve lasten en (4) wederzijds vertrouwen. 

Flexibiliteit in samenwerking is niet nieuw, wel heeft COVID - 19 ons geleerd dat het meer is dan een sourcingsdoel. Door erbij stil te staan in de voorbereiding en het begrip inhoud te geven, creëer je handvatten voor onrustige tijden.