1. Duidelijke resultaatafspraken en oplevermomenten

Het begint met een duidelijke opdrachtomschrijving. Deze eerste factor lijkt een open deur maar in de prakijk zien wij dat hier vaak mis gaat.   Een opdrachtomschrijving is iets anders dan een duidelijke uitvraag. Organisaties hebben vaak heel helder wat het probleem is dat opgelost moet worden. Wat ontbreekt zijn duidelijke resultaatafspraken en oplevermomenten, concrete afspraken over mandaat, budget, overlegstructuur en positie in de organisatie.   
De behoefte aan een interim oplossing komt soms voort uit een capaciteitsvraagstuk. Bijvoorbeeld een zwangerschapsverlof dat opgevangen moet worden of de overbrugging van een periode voor het invullen van een ontstane vacature. Veel vaker worden wij benaderd om een oplossing aan te dragen voor een optimalisatie of herstructurering. De opdrachtgever duidt meestal het probleem en geeft vaak ook al een inkijk in de oplossingsrichting. Toch is dit geen garantie voor succes van een opdracht. In onze evaluaties merken we dat de mate van succes sterk afhangt van de afspraken die in het begin worden gemaakt over de te boeken resultaten. Wij adviseren om na de eerste weken van kennismaken, inlezen en verkennen een punt te markeren. Dit is het moment om gezamenlijk oplevermomenten en deliverables vast te stellen. In de werkoverleggen tussen interim manager en opdrachtgever kan de opdrachtomschrijving ondersteunend zijn voor een efficient overleg. Het wordt helder wanneer ingegrepen moet worden omdat resultaten niet gehaald dreigen te worden. Een bijstelling van de opdracht of een andere passende interventie kan voorkomen dat verwachtingen van zowel de opdrachtgever als de interim manager niet ingelost worden.

2. Aandacht voor de ‘houdbaarheid’ van de interimmer

Dit klinkt negatief maar is zo niet bedoeld. Wij merken bij onze plaatsingen dat er een moment is gedurende een opdracht waarop de interim manager onderdeel gaat uitmaken van de organisatiecultuur. De kracht van de externe gaat als het ware verloren. Wanneer dat moment gekomen is, is heel lastig te bepalen. Hier ligt een taak voor zowel de opdrachtgever als interim manager. Wat zijn de signalen? In onze gesprekken hierover vallen vaak termen als “wat nu nodig is, is iemand die op de winkel past”. Met ander woorden wanneer de interimmer minder concrete verbetering of vernieuwing kan toevoegen, neemt de toegevoegde waarde van een externe af. Wij signaleren dat dit signaal vaak eerder door de interimmer wordt afgegeven dan door de opdrachtgever. Mogelijk dat de opdrachtgever de rust die de interim manager brengt als comfortabel ervaart. Open communicatie is wezenlijk om het maximale resultaat uit de samenwerking te halen.

3. Borging van de verbeteringen 

Als de opdracht haar einde nadert, is het belangrijk dat de verbeteringen en vernieuwingen geborgd zijn in de organisatie. Het project moet worden opgeleverd en overgedragen naar beheer, conform bijvoorbeeld een bouwproject. In de praktijk van interimmanagement is dit vaak niet meer dan een overdrachtsdocument maar dit zou meer aandacht mogen krijgen. Een heldere opdrachtomschrijving met opleverpunten en resultaatafspraken helpt daarbij. Opdrachtgever en interimmer bepalen gezamenlijk of en wanneer een deelopdracht is afgerond en hoe dit overgedragen wordt aan de staande organisatie. In plaats van een overdrachtsdocument kan een voortgangsformulier of dashbord een beter hulpmiddel vormen. Het voortgangsformulier of dashbord fungeert als een ‘levend’ overdrachtsdocument. Gedurende het project monitoren opdrachtgever en interimmer continu de geboekte resultaten en de borging daarvan in de organisatie. VFM ontwikkelde hier standaard formats voor.

Bent u benieuwd wat een interim oplossing voor uw organisatie kan betekenen? Wij denken graag met u mee welke vorm het beste bij uw organisatie past en hoe u het maximale uit deze oplossing kunt halen.