Belangrijkste elementen van de digitale werkplek

Systemen (apps en data)

Er zijn diverse systemen en apps die het werken op kantoor beter en gemakkelijker maken. Bijvoorbeeld een werkplek- en ruimtereserveringssysteem dat voor de eindgebruiker de best passende en beschikbare werkplek of ruimte organiseert. Ook het reserveren van een parkeerplek, het bestellen van kantoorartikelen of het melden van storingen kan via zo’n app. De gebruiker staat centraal in deze apps. Het word je gemakkelijker gemaakt om hybride te werken.  Doordat data beschikbaar komt en er koppelingen te maken zijn met andere systemen heeft ook de facility manager of vastgoedeigenaar belang bij het inzetten van deze apps. Zo kun je een werkplekreserveringssysteem koppelen aan een gebouwbeheersysteem.  Het koppelen van deze systemen is echter complex. Niet alle systemen zijn compatible en het blijkt lastig om eigenaarschap van de gekoppelde systemen te beleggen. Aanbieders van API’s (Application Programming Interface) ontwikkelen momenteel razendsnel. Een volgende stap in slimme technologie, de connectiviteit en IOT beleving. 

ICT en AV Middelen (thuis en op kantoor)

De juiste middelen en het juiste gebruik van de middelen, daar draait het om in de  werkomgeving. Bij het inkopen van middelen is het belangrijk om de beste fit voor de eindgebruiker te realiseren. Laagdrempelige en uniforme bediening van de middelen blijkt vaak een succesfactor. Devices worden hergebruikt. Wanneer én de verwarming én het digiboard in een ruimte aan moet, ontstaat een wirwar aan tools. Organisaties die aandacht besteden aan uniformiteit plukken daarvan de vruchten. Gebruikers wennen sneller en zullen daarvan beter gebruik maken. Voordeel voor FM is dan dat de verzamelde data waardevoller zijn. 

Digitaal fit

Al deze systemen, apps en middelen zijn prachtig en de mogelijkheden zijn eindeloos. Zeker wanneer je bijvoorbeeld ook zaken als augmented reality of virtual reality betrekt in de plannen. Deze techniek staat op het punt van algemene acceptatie en utilisatie. In een uitgebreide pilot testte Deloitte onlangs 10 verschillende vormen van hybride vergaderen, waaronder augmented en virtual reality vergaderen. In het interessante artikel hierover van Rinske Berg op LinkedIn, is meer te lezen. We delen hier enkele conclusies. Technologische toepassingen zijn 50% van de oplossing voor de problemen rond hybride vergaderen. Vier elementen spelen een rol:

1. Fix the basics. Een goede hybride vergaderruimte moet over minimaal 2 grote schermen beschikken: een voor de weergave van de deelnemers en een voor de presentatie. Daarnaast moeten de camera’s op ooghoogte zijn afgesteld, en moet er een professioneel licht en een geluidssysteem aanwezig zijn.
2. Boost inclusivity. De inclusiviteit van werknemers op afstand neemt toe in een hybride werkomgeving wanneer:
   • Ze groot zichtbaar zijn. Oftewel, hoe groter je zichtbaar bent op het scherm, hoe beter.
   • Ze dichtbij zijn. Dat wil zeggen, een scherm op de muur is leuk maar een scherm op tafel is veel beter.
   • Het persoonlijk is. Een gezicht op een scherm werkt beter dan meerdere gezichten op een scherm
3. Presenting. Een professionele presentatie- en pitchruimte is van grote meerwaarde. Hetzelfde geldt voor het faciliteren van goede apparatuur in de vergaderzaal en thuis.
4. Behaviour. Last but not least: hoe zorg je ervoor dat hybride vergaderen een vast onderdeel van het werken wordt?
   • Houd het concept en gebruik simpel
   • Zorg voor 24/7 hulp op de vloer
   • Zorg ervoor dat werknemers met een voldaan gevoel en een positieve gedachte aan experimenten deelnemen.

Digitaal fit zijn, betekent ook dat je je bewust bent van je rol als facilitator en moderator online. In het artikel van Rinske wordt dit ‘broadcaster’ genoemd. Dit zijn we allen geworden. Hier horen vaardigheden bij die we moeten verbeteren en uitbreiden, op weg naar digital fitness. Wat je hiermee doet als organisatie bepaalt je imago, succes en beleving. En hoe houd je verbinding met alle employees, zowel de early adapters als de meer traditionele medewerker? De meer traditioneel ingestelde medewerker heeft echt een uitdaging te doorlopen. Digitale ontmoetingen zijn niet meer weg te denken. Alhoewel velen nog altijd de voorkeur geven aan de persoonlijke en fysieke verbinding, is de transitie naar digitaal werken niet meer te stoppen. Als we dit 2 jaar geleden deelden, geloofde je ons niet. De vraag rijst, hoe digitaal fit is jouw organisatie? Het is belangrijk om op een respectvolle en inclusieve manier om te gaan met de verschillen in de organisatie. Marc Lammers, de succesvolle hockeycoach zei eens: “we gaan van een 5,5 geen 7 maken. We maken van jouw 8 een 10”. Vraag je af waar je dus op individueel niveau voor gaat. De 10 is niet voor iedereen haalbaar en ook niet nodig. 

De 5 tips van VFM

1. Zorg voor een overkoepelend platform in eigen regie, waarop andere systemen kunnen worden aangesloten. Laat je goed adviseren, zodat je een doelmatig systeem verkrijgt, dat geschikt is voor hetgeen je belangrijk vindt. Een platform heb je nodig om bij de mogelijkheden van de toekomst te kunnen komen en deze in te zetten. 
2. Zet de eindgebruiker centraal maar vergeet FM, HRM en Vastgoed niet. De waarde van het vastgoed stijgt parallel aan de mate waarin je een werkbeleving neerzet. Ook Human Resource heeft belang erbij, zowel voor de employee branding als voor het behouden van professionals. 
3. Zorg voor ontsluiting van waardevolle data en laat dit samenkomen in het overkoepelende platform. Wend dit aan voor continue verbetering van omgeving, IT, services en HR. Sleutel voortdurend aan de beleving op werken. Belangrijk: slechte data in, slechte data uit! Let ook op Standaardisatie van protocollen, waardoor het koppelen gemakkelijker wordt. Maak hier een uitsluitingscriterium van in de selectie van een platform en technische onderdelen die data gaan genereren. Zo behoud je flexibiliteit en wendbaarheid met digitale onderdelen in je werkomgeving.
4. Geef goede en volledige aandacht aan hybride vergaderen. Dit maakt hybride werken mogelijk met een gelijke of nagenoeg gelijke beleving voor alle betrokkenen. 
5. Zorg voor een gezonde afhankelijkheid van de partijen. Wanneer een systeem wordt ingekocht, inclusief bijbehorende sensoren, ben je gebonden aan die partij. Kun je ook het systeem en sensoren los van elkaar inkopen? Ontwikkel een eigen visie op digitaal werken en behoefte van de organisatie. Kijk ook verder vooruit en laat je adviseren op innovaties en trends waar je nu al rekening mee dient te houden.