In vier stappen naar 'best fit' dienstverlening

Bron: Facto magazine, nummer 11, november 2018

Sourcing is meer dan alleen aanbesteden. Sourcing is in de ogen van Bart Mak van VFM Facility Experts het totaal van (voor)onderzoek, het bepalen van het sourcingmodel, het realiseren en implementeren van het gekozen business model en het borgen van de kwaliteit op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een gesprek over hoe het optimum van het organiseren van de dienstverlening kan worden bereikt.

“Hoe gaat dat vaak? De aanbesteding is afgerond en het adviesbureau vertrekt om na drie, vijf of zes jaar weer terug te komen voor de nieuwe aanbesteding. En wat is er in de tussentijd veranderd? Niets. Meestal starten we waar we zijn geëindigd. Dit terwijl de organisatie wel volledig is veranderd, de markt er anders uitziet en de eindklant nieuwe wensen heeft”, aldus Mak. VFM heeft als facilitair adviesbureau veel ervaring met het begeleiden van sourcingtrajecten voor een grote diversiteit aan opdrachtgevers. Op basis daarvan pleit hij voor meer samenhang. “De onderwerpen organisatieontwikkeling, aanbesteden en contractmanagement worden vaak benaderd als losse onderwerpen, zijnde eigen expertises. Terwijl de activiteiten uiteindelijk allemaal tot doel hebben de klant(organisatie) op de best passende manier te verbinden. Sourcing helpt organisaties om in verbinding te zijn en blijven met klant, organisatie en omgeving.” Hoe? In het optimum van het organiseren van de dienstverlening doorloopt men volgens Mak vier stappen. “Dat start met onderzoek en de uiteindelijke keuze van het sourcingsmodel tot het onderhouden van het gekozen model.”

“In het optimum van het organiseren van de dienstverlening doorloopt men vier stappen". 

1 | Oriëntatie

De organisatie en haar ambities zijn leidend in de keuze voor het model. Met andere woorden; welk model past het beste bij het bedrijf. “Het klinkt logisch, maar vaak wordt de oriëntatie hiernaar vergeten. Men begint graag gelijk met het opstellen van onder meer het programma van eisen. Deels verklaarbaar; een aanbestedingsproces komt er vaak bij voor de facilitaire organisatie. Dat vraagt veel extra tijd, tijd die al schaars is”, aldus Mak. Hij adviseert echter om toch werk te maken van de oriëntatiefase. “Alleen zo krijg je ook echt wat je nodig hebt als organisatie. Leveranciers hebben namelijk de extra informatie en achtergronden van wat je nu precies wil ook nodig om een goede inschrijving te kunnen doen.”

Alles begint bij het bepalen van de dienst die wordt uitgevraagd. Deze, maar ook zeker de context, moet vervolgens worden onderzocht. “Kijk welke ontwikkelingen er spelen in de organisatie en daarbuiten die van invloed kunnen zijn op je organisatie en de dienstverlening. Welke doelgroepen kun je typeren en welke behoeften hebben zij? Hoe is de huidige bedrijfsvoering? Wat gaat goed? Wat kan er beter?”

2 | Sourcingmodel

De antwoorden op de vragen zorgen voor inzicht, en voor een duidelijk beeld welk model nu het best past bij de dienst en de organisatie, weet Mak.
“Hoe ga ik mijn dienst organiseren? Zelf doen, uitbesteden of een samenwerkingsvorm en wat is dan het best passende dienstontwerp? Soms is de facilitaire organisatie namelijk heel ambitieus, maar is de directie dat op facilitair gebied juist helemaal niet. Zo komt het voor dat men vooraf denkt aan een integrated FM en de (gedeeltelijke) uitbesteding van eigen personeel, terwijl de directie juist geen enkele baat heeft bij een reorganisatie en mogelijke onrust in de organisatie”, aldus Mak.

Ook om die reden zit hij bij een veranderproces in het ideale geval vooraf aan tafel bij de directie, de opdrachtgever en de eindklant.
“Om een goed beeld te hebben van de wensen, kaders en belangen. Maar dat gebeurt in slechts 40 procent van de gevallen, terwijl een ‘objectief’ ontwerp met aantal scenario’s het beste kan worden afgewogen samen met de belangrijkste stakeholders. Zo maak je hen onderdeel van de besluitvorming, iets dat zorgt voor draagvlak voor het uiteindelijk gekozen model.”

“Als het model duidelijk is, schiet men vaak in de wachtstand."

3 | Organiseer

Na het opstellen van een inkoopstrategie met de contractduur, de contractvorm, de aanbestedingsprocedure, de aanbestedingsplanning en de perceelindeling moet nadrukkelijk worden gekeken naar het realiseren en implementeren van het gekozen sourcingmodel. “Als het model duidelijk is, schiet men vaak in de wachtstand. Nee. Je moet direct starten met de communicatie en het ombuigen van de interne organisatie naar het gekozen sourcingmodel. Dat wordt nogal eens vergeten, pas als het zo ver is kijkt men naar wat er intern moet gebeuren en veranderen. Dat is te laat”, vertelt Mak.

VFM vult het gat tussen de huidige situatie en de uitgevraagde situatie in via transitiebegeleiding van het herziene model. Het kan hier gaan om de ‘harde kant’ (inrichting structuur, hulpmiddelen et cetera), alsook de ‘zachte kant’ (coaching op veranderende rollen en competenties). “De aanbesteding is vaak het minst leuke deel van het verandertraject, het omturnen van de organisatie daarentegen juist het leuke deel. Dat geeft energie, het is ook om die reden goed om daar al tijdig mee te starten.”

4 | Optimaliseer

Maar met alleen de implementatie is men er niet, de nieuwe invulling van de facilitaire dienst(en) moet worden geborgd. En moet continu worden gezocht naar optimalisaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau, stelt Mak. “Iedereen en alles is in beweging. De organisatie, de markt en de wensen van de eindklant. Als facilitair bedrijf moet je de interne ontwikkeling nauwlettend volgen, evenals alle ontwikkelingen daarbuiten ophalen. Door hierbij de verbinding te zoeken, te vinden en te houden met de klant, de leverancier, de markt en de omgeving blijf je actueel. Het resultaat van dit alles is een up to date dienstverleningsaanbod in een passend organisatiemodel.”

Download Infographic | In 4 stappen naar ´best fit´dienstverlening

Er is een e-mail naar u verzonden met de download.

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord