VFM is dagelijks actief bezig met het uitvoeren van (facilitaire) inkooptrajecten en aanbestedingen. Onze opdrachtgevers vragen ons geregeld hoe om te gaan met lopende trajecten, maar ook met aanbestedingen die nog gepubliceerd moeten worden. Hebben leveranciers wel tijd voor het maken van een goede offerte?
Wij hebben gesproken met een aantal leveranciers en delen graag de belangrijkste conclusies met u. 

1. Leveranciers hebben de tijd om goede offertes te maken

Leveranciers uit diverse facilitaire branches hebben ons bevestigd dat zij tijd hebben voor het maken van een goede offerte! Commerciële teams zijn op afstand actief en kunnen op die manier net zo goed aan de slag met een voorstel als anders.

2. Het is verstandig om de termijnen van een aanbesteding iets te verruimen

Voor een Europese aanbesteding niet exact 40 kalenderdagen tot inschrijving en 10 dagen na de laatste Nota van Inlichtingen, maar verruim de termijn met één of twee weken. Zo hebben alle partijen voldoende gelegenheid om aan het project te werken (al dan niet in combinatie met thuisonderwijs).

 
3. De schouw vervangen door documenten, foto’s en video’s

Maar hoe gaat u dan om met een schouw en rondleiding op locatie wat voor veel facilitaire aanbestedingen noodzakelijk is? Met de huidige maatregelen is een bezoek op locatie uiteraard niet mogelijk, maar dat hoeft geen belemmering te vormen. Dit kan opgelost worden door diverse documentatie te delen zoals plattegronden, foto’s en video’s. Maar denk ook aan extra voorschriften voor bijvoorbeeld vloeronderhoud of een inventarislijst van een keuken.

 
4. Digitale interviews, presentaties en demonstraties

Maken interviews, presentaties of demonstraties onderdeel uit van uw proces? Ook dit is digitaal mogelijk, mits er heldere afspraken zijn over de te gebruiken tool en rolverdeling. Een recente ervaring van ons met een digitale demonstratie van een ICT-systeem heeft uitstekend uitgepakt. Bel ons gerust als u nieuwsgierig bent hoe dit georganiseerd 
 
Uiteraard is elke aanbesteding anders. Voor specifieke en inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met onze consultant Violette Krouwel. Zij helpet u graag verder.