Is de inhoud van uw aanbesteding corona proof?

3 tips om de gevolgen van de corona-crisis op te nemen in uw aanbesteding

Ondanks de situatie rondom Corona gaan veel aanbestedingen gewoon door. Dat kan prima, aangezien het grootste gedeelte van het proces digitaal verloopt. Aanbestedende diensten passen hier en daar wel hun planning aan. En het fysieke gedeelte, met name schouwingen op locatie, worden vervangen door digitale alternatieven, zoals foto’s en video’s. Maar als we op Tenderned aanbestedingen bekijken die na 1 april 2020 zijn gepubliceerd, dan lijkt de inhoud ervan wat minder Corona-proof.
 

Impact op de dienstverlening

De meeste aanbestedingsdocumenten die nu online verschijnen zijn in de afgelopen maanden opgesteld, toen er nog weinig aan de hand leek. Documenten bevatten veelal historische gegevens over de omvang van de opdracht om een indicatie te geven voor de toekomstige behoefte. Gegevens die in dit licht wat gedateerd zijn. 
 

Gevolgen van de corona-crisis voldoende meegenomen? 

In veel gevallen zijn de gevolgen van de Corona-crisis op de gevraagde dienstverlening niet of nauwelijks beschreven. Hoewel het onzekere tijden zijn en de effecten niet te voorspellen zijn, is het vrij zeker dat we de komende maanden anders zullen werken. En dus komen we met minder mensen naar kantoor, bezoeken minder mensen het bedrijfsrestaurant, worden er heel wat minder kopjes koffie gedronken en zijn niet alle werkplekken in gebruik, waardoor ze niet of minder vaak schoongemaakt hoeven te worden.   
 

3  tips om Corona op te nemen in aanbestedingen

Wat betreft de huidige dienstverlening is het aan te raden om in gesprek te gaan met huidige opdrachtnemers over de uitvoering van de dienstverlening en de contractuele verplichtingen. Hierbij handel je binnen de maatstaven van redelijkheid en billijkheid. Maar wat als de overeenkomst met de huidige opdrachtnemer afloopt en je middels een aanbesteding tot een langdurige overeenkomst wilt komen? We geven je een aantal tips. 
 

1. Onderzoek de Corona impact op de gevraagde dienstverlening

Wat betekent een 1,5 meter samenleving voor de facilitaire dienstverlening in jouw organisatie? Er werken een stuk minder mensen op kantoor en daardoor is er minder vraag naar catering, koffie en printfaciliteiten. En als er een lagere bezetting is, wat betekent dat dan voor de schoonmaak? Heeft jouw organisatie meerdere locaties? Dan kan de impact per locatie verschillen. Een productiehal of gemeentewerf is net weer wat anders dan een kantoor. Denk in scenario’s.       
 

2. Vraag naar de financiële consequenties

Als je vasthoudt aan de verwachte afname van vóór Corona, dan krijg je wellicht niet wat je wilt. Want inschrijvers weten ook dat deze situatie impact heeft op hun werkzaamheden. De cateraar zal minder lunches verkopen en om zijn kosten terug te verdienen zullen de prijzen van die lunches hoger worden. En wat is de financiële impact als ik overstap naar schoonmaak buiten kantoortijden? Vraag naar die verschillen. Vraag de inschrijvers bijvoorbeeld om een voorgeschreven scenario uit te werken, waarbij je rekening houdt met een lagere bezettingsgraad.
 

3. Wees transparant

Een van de grondbeginselen van aanbesteden is transparantie. De situatie is een gegeven en we kunnen ons niet meer verschuilen achter overmacht. Ook al is de toekomst onzeker, deze situatie leent zich bij uitstek om transparant te zijn. Het is een teken van professioneel opdrachtgeverschap als je hebt nagedacht over de situatie en de impact ervan. Draai er niet omheen, maar ben transparant en benoem de verwachte gevolgen van deze crisis voor jouw organisatie. Uiteraard met voorbehoud!   
 
Voor specifieke en inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met onze consultants Violette Krouwel of Rasha Dierckx. Zij helpen u graag verder.

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord