Komt u nog rond binnen uw facilitaire contracten?

Prijsontwikkelingen lopen op tot wel 10%. Hoe gaat u daarmee om?

VFM begeleidt veel opdrachtgevers bij inkoop en contractmanagement van facilitaire contracten. We bemerken dat zowel opdrachtgevers als facilitaire opdrachtnemers onrustig zijn over de prijsontwikkelingen in deze onzekere tijd. We horen vanuit diverse hoeken dat opdrachtgevers worden geconfronteerd met aankondigingen van prijsverhogingen die misschien wel oplopen tot 10%. In dit artikel delen we onze inzichten en data met u vanuit  onze ervaring. Belangrijk is om juist in deze tijd de samenwerking met uw opdrachtnemer te intensiveren door het gesprek over de prijsontwikkelingen aan te gaan.  

Onzekerheid troef 

We leven op het moment in hectische tijden. Er is oorlog in de Oekraïne, grondstoffen zijn schaars, de energiekosten zijn enorm gestegen, inflatie staat hoog op de politieke agenda en er is arbeidskrapte. Allemaal thema’s die in meer of mindere mate ook uw facilitaire contracten beïnvloeden.  

Opdrachtgevers, ga in gesprek! 

Deze onzekerheden vertalen zich in kostenverhogingen voor uw opdrachtnemer. Hij ziet zijn marge snel teruglopen als hij niks doet en is daarom geneigd om die kosten door te belasten aan u als opdrachtgever. En u heeft daar natuurlijk ook niet op gerekend. Uw budget is vorig jaar al vastgesteld en u heeft in uw contract concrete momenten vastgelegd over hoe en wanneer prijsaanpassingen worden doorgevoerd. En dat is natuurlijk ook niet voor niks.  

Het komt nu aan op samenwerken. En dat vraagt om een goed gesprek. Op de agenda van dit gesprek staan minimaal de gewenste prijswijzigingen, aanleiding en onderbouwing, oplosrichtingen maar ook mogelijk andere verwachte ontwikkelingen. Blijf daar niet mee wachten totdat uw contractuele indexatie moment aanbreekt maar plan dat gesprek nu in. Er is geen tijd te verliezen.  

Succesvol samenwerken 

Succesvol samenwerken doe je op drie niveaus en op verschillende thema’s. Onze collega Bart Mak ontwikkelde daar het collaboration model © voor. Het gaat erom dat beide partijen bewust bezig zijn met samenwerken vanaf de ontwikkeling van een visie, het inkopen van een contract en het uitvoeren ervan.   

Over en weer willen de beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Die afspraken liggen in basis  vast in het contract. Afhankelijk van de financiële cyclus van uw organisatie adviseren wij u om ruim op tijd al een indicatie te vragen van de te verwachten prijsaanpassingen. Zodat u gelegenheid heeft om in uw komende begroting rekening te houden met aanpassingen in de contracten met uw opdrachtnemers. Het hoeft natuurlijk niet te betekenen dat u een gevraagde verhoging ook accepteert. Soms kunt u een gewenste prijsaanpassing gewoonweg niet betalen.  

Dan zijn er altijd mogelijkheden om met ‘gesloten beurzen’ samen de kosten te dragen. Denk aan het aanpassen van frequenties of wijzigen van de kwaliteit. Samen zoeken naar oplossingen is ons advies. Het gesprek hierover voeren is wat ons betreft de basis van een succesvolle samenwerking. 

Wat zien wij in de markt op dit moment? 

Wat we veel zien is dat opdrachtnemers door hun onderaannemer verrast worden door verhogingen en deze één op één trachten door te leggen aan u, als opdrachtgever. En dat terwijl u samen een contract heeft met een vast moment voor dit soort aanpassingen. Alle begrip voor de ontstane situatie, alleen u heeft niet voor niets uw diensten uitbesteed. En u heeft er waarschijnlijk bewust voor gekozen om een pakket aan services bij één contractpartner neer te leggen. Hoe de opdrachtnemer zijn contracten heeft ingeregeld staat buiten uw samenwerking. Dat is tussen de opdrachtnemer en zijn onderaannemer of leverancier. Wat ons betreft zeker verstandig om hierover het gesprek te voeren en begrip over en weer te hebben. Maar het is aan u of u bereid bent zo’n tussentijdse verhoging te accepteren.  

En als u een tussentijdse verhoging accepteert, laat deze dan separaat vermelden op uw factuur. Dat maakt het transparant en op deze manier is duidelijk dat het gaat om een (tijdelijke) verhoging die bij de volgende indexatieronde buiten beschouwing gelaten kan worden. U kunt op dat moment indexeren over de originele contractsom zoals u in uw contract met elkaar hebt afgesproken. Bovendien is het goed om bijvoorbeeld elk kwartaal te evalueren of de verhoging nog nodig is. Zeker bij een situatie als een corona crisis, grondstof schaarste of verhogingen van energie kosten kan toch dat moment komen dat alles weer terug kan naar het oude.  

Facts en figures 

Bij de onderstaande services verwachten wij sowieso verhogingen door overeengekomen salarisontwikkelingen. 

5 tips voor een gesprek over prijsverhoging 

  • Start nu, het kost tijd om samen tot een oplossing te komen  
  • Benchmark de onderbouwing van de opdrachtnemer 
  • Leg nieuwe afspraken schriftelijk vast en vraag specificatie op de factuur 
  • Spreek een concrete periode af (bijvoorbeeld een kwartaal) en bespreek de noodzaak dan opnieuw 
  • Hou de focus op het gedeeld belang 

Meer weten?

Wilt u meer weten over ons collaboration model ©, heeft u behoefte aan een facilitaire benchmark op uw kosten of wilt u gewoon eens van gedachte wisselen over facilitaire thema’s, kom met mij in gesprek. Dan drinken we een lekker kop koffie en delen we onze inzichten.  

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord