Hybride werken en kostontwikkeling

Hybride werken was het belangrijkste gespreksonderwerp in de afgelopen twee jaar, maar zorgde nog niet tot structurele veranderingen in ruimtegebruik en dienstverlening. Bedrijven namen meer mensen in dienst, maar door de lage kantoorbezetting leidde dat nauwelijks tot extra kosten op facilitair gebied. De kantoorkosten per medewerker werden lager. Herkennen onze specialisten dit?

Violette: “Ja, dat is zeker herkenbaar. Een structurele aanpassing van vierkante meters heb ik nog weinig gemerkt. Huisvestingsplannen worden wel opnieuw ter discussie gesteld, waarbij onze opdrachtgevers verhuizingen en verbouwingen heroverwegen vanwege de lage bezetting. Ik denk dat we nu net op het punt zijn dat we constateren dat de gang naar kantoor (permanent) uitblijft.”

Pim van Noort: “Ik zie een erg laag bezettingspercentage op kantoren, 30 tot 50 procent is daarbij geen uitzondering. De facilitaire kosten per fte dalen dus inderdaad. Ik denk echter wel dat dit nog veel lager had kunnen zijn. Ik zie nog niet dat er massaal kantoren worden afgestoten door organisaties, hierin zie ik enige voorzichtigheid. Veelal worden kantoren aangehouden omdat organisaties nog niet zo goed weten wat ze nu met dat kantoor moeten. Wat ik me wel afvraag, is of er echt meer medewerkers in dienst zijn gekomen, waardoor de kosten per fte zijn gedaald, of dat er nu meer vacatures uit staan. Regelmatig zie ik berichten van organisaties die honderden vacatures open hebben staan, groeien ze dan echt of staan er nu meer vacatures uit?

Ronald Buis sluit hierop aan. Hij ziet net als Pim veel vacatures. De krapte op de arbeidsmarkt vertroebelt mogelijk het beeld dat de facilitaire kosten per fte zijn afgenomen.

Andere effecten van het hybride werken

Hybride werken heeft naar de mening van Ronald de volgende effecten:

• Verhoogde productiviteit: dit is een belangrijk voordeel van het accommoderen van hybride werken. Door werknemers flexibel te laten werken tussen kantoor en thuis, worden ze niet alleen gelukkiger, maar ook productiever. Dit wordt ondersteund door een onderzoek uit 2021 van The Adecco Group, zij concluderen dat 82% van de respondenten zich even productief of productiever voelde sinds het hybride werken op afstand begon als gevolg van COVID-19.
• Lagere bedrijfskosten: nu meer werknemers een deel of het grootste deel van de tijd thuis werken, kan een organisatie over de hele linie kosten besparen, van kantoorruimte tot nutsvoorzieningen zoals elektriciteit en computernetwerken. De stelling ‘Meer werknemers bij gelijke kantoorkosten leidt dan vanzelf tot lagere kosten per fte’ is dan een logisch gevolg. Al moet je wel rekening houden met het volgende punt als werknemer!
• Het beste van twee werelden: hoewel de productiviteit tijdens de pandemie wereldwijd steeg door werken op afstand, waren er ook veel rapporten, waaronder de interne Work Trend Index van Microsoft, van werknemers die zich uitgeput en gestrest voelden door langer op afstand te werken. Hybride werken combineert het voordeel van werken op kantoor (meer vaste uren, meer sociale interactie met collega's, enz.) met het beste van werken op afstand (meer flexibiliteit, niet hoeven te pendelen, enz.)
• Grotere flexibiliteit: het hybride werkmodel is de belichaming van flexibiliteit. Management en werknemers kunnen een onbeperkt aantal opties kiezen. Een voorbeeld is het zogenaamde 3-2-2-model, waarin werk wordt gedaan drie dagen per week op kantoor, twee dagen thuis en de overige twee dagen vrij. Deze flexibiliteit vertaalt zich in meer flexibele mogelijkheden voor de facility manager om bijvoorbeeld de kantoorruimte te optimaliseren. Als er echter meer en meer mensen gaan werken op dagen en tijden waar vroeger niemand op kantoor was, moet je wel rekening houden met facilitaire kosten als elektra en verwarming op momenten waar dat vroeger niet nodig was. In dat geval leidt het hybride werken niet perse tot een daling van de facilitaire kosten.

Consequenties voor dienstverlening

Alle drie de deskundigen zien een afschaling in dienstverlening en consequenties voor contractmanagement. Violette ziet vragen over catering en het inrichten van onbemande voorzieningen, zonder in te boeten op gastvrijheid/ kwaliteit. Voor schoonmaak, beveiliging speelt dat minder omdat dat meer ‘basis’ diensten zijn die sowieso verzorgd moeten worden.

Ten aanzien van de beveiliging ziet Ronald zelfs een mogelijke uitbreiding van dienstverlening. “Een hybride werkplek betekent potentieel meer onbekenden die zich in en buiten gebouwen en kantoorruimten bevinden. Dit kan veiligheidsgerelateerde gevolgen hebben. Het aanscherpen van toegangscontrolemaatregelen kan belangrijk zijn om meer veiligheid te waarborgen. Andere maatregelen kunnen biometrische authenticatie of mobiele identiteitsverificatie zijn, die ook kunnen worden gebruikt om gegevens op afstand te beschermen. Facilitair management, zowel inkoop als contractmanagement zal de lead gaan nemen in zowel de besluitvorming als de uitvoering van veel van deze maatregelen.

Hoe ontwikkelt zich de markt in 2023 en verder?

Violette: “De prijsstijging per januari 2023 ligt denk ik rond de 10%. Uitschieter is de beveiligingsbranche, omdat daarbij in de cao een koppeling is gemaakt tussen de CPI en de loonstijging. De prijsstijging in de beveiliging komt daarmee rond de 15-20% uit volgens mij. Globaal merk ik dat dat de markt erg voorzichtig is geworden in het accepteren van indexeringsafspraken in contracten in aanbestedingen. Het hanteren van een CBS-index was voorheen altijd akkoord, maar leidt nu tot veel discussie omdat een CBS-index niet toereikend is gezien de prijs- en kostenontwikkelingen. We kunnen allemaal niet in een glazen bol kijken en hebben geen idee wat er op ons af komt. Algemeen economisch beeld is natuurlijk de verwachting dat een recessie volgt en de inflatie wel zal zakken”.

Opdrachtgevers zoeken naar besparingsmaatregelen om binnen het budget te blijven. Dus de leverancier wordt gevraagd om de dienstverlening anders in te richten/ af te schalen om de indexering te compenseren. De verwachting is dat dit zal toenemen en dat dat negatieve gevolgen heeft voor de kwaliteit. Hierin hebben zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers een belangrijke rol, wees als opdrachtgever realistisch in je uitvraag en zorg als opdrachtnemer ervoor dat de gelden doorvloeien naar de juiste medewerkers.

Pim vult hierop aan dat hij een eerste schrik reactie zag: eerst Covid, toen de oorlog in Oekraïne. We kampen met schaarste aan mensen, middelen en vooral ook energie. Zekerheden die we een paar jaar geleden hadden, vielen weg. Inmiddels weten we dit en kan iedereen hier ook rekening mee houden. Daardoor zie je enige stabilisatie van de prijzen, kijk bijvoorbeeld naar benzine en energie. “Ik denk dat de markt dit beeld volgt, we zijn even geschrokken, verhogen de prijzen en gaan nu weer met elkaar in gesprek. Wat zijn nu structurele verhogingen en wat zijn tijdelijke verhogingen geweest?”

De stijging van de energieprijzen noodzaakt de facilitaire organisatie om het vergrootglas op die kosten te leggen. Kantoren en gebouwen waarin met gemiddeld minder personen aanwezig zijn dan voorheen, geeft de facility organisatie de kans om inventief te zijn over de manieren waarop elektriciteit en andere vormen van energie worden gebruikt. De nadruk moet liggen op slim energieverbruik. Bewegingssensoren die elektriciteit besparen, zijn zinvoller dan ooit tevoren.

Submetering is een andere manier waarop energie-efficiëntie nauwkeuriger kan worden gepland. Het meten van energieverbruik ná het centrale energiemeetpunt biedt de mogelijkheid om het energieverbruik van individuen, afdelingen, apparaten of andere belastingen te monitoren. Energiebeheerplatforms en soortgelijke software zijn een ander technisch middel waarmee facilitair management ervoor kan zorgen dat het energieverbruik slim en geschikt is voor het beoogde doel.

Data en software voor het optimaliseren van kantoorruimte worden steeds belangrijker. Dit geeft de mogelijkheid om het plannen, toewijzen en beheren van kantoorruimten en andere werkgebieden efficiënter te maken. Deze software kan waardevolle praktische inzichten en analyses bieden.

Samenvattend

De hybride werkplek blijft. En de onzekerheid neemt toe als gevolg van mondiale gebeurtenissen. Dit geeft kansen, mogelijkheden en ook risico’s. Daarom wordt proactief inkoop en contractmanagement belangrijker. Hoe kun je als opdrachtgever anticiperen binnen de contractuele afspraken op deze kansen/mogelijkheden/risico’s? Uit onderzoeken blijkt dat:

• Slecht contractmanagement resulteert gemiddeld in een waarde-lek ter grootte van 9% van je jaaromzet (onderzoek van de IACCM (International Association for Contract & Commercial Management)
• Volgens Deloitte kun je substantieel besparen op je kosten door je contract management te professionaliseren

Tot slot nog een toevoeging van Pim: ”De huidige schaarste dwingt elke organisaties om duurzaam met mensen, middelen en energie om te gaan. Wellicht niet de goede motivatie, wel een mooie bijvangst”.