SCHOON! Van visie naar contracten in de gehandicaptenzorg

SCHOON! Nieuwe schoonmaakcontracten voor ’s Heeren Loo locaties

In een voortdurende inspanning om de dienstverlening te verbeteren en de leefomgeving voor alle cliënten te optimaliseren, lanceerde 's Heeren Loo eind 2021 een ambitieus project. Het facilitair bedrijf stelde zich ten doel om uniforme en gestandaardiseerde schoonmaak op alle locaties te leveren. Daarvoor is het nodig de visie op schoonmaak te herijken en nieuwe schoonmaakcontracten voor 8 van de 10 Steunpunten (ruim 1.200 locaties) te implementeren. Een ambitieus project waarvoor de hulp van VFM werd ingeroepen. Samen met ’s Heeren Loo maakten we de stappen van visievorming tot aan kwaliteitsmetingen. Een mooie samenwerking waarvan we de aanpak en de lessons learned graag delen!

Organisatie

's Heeren Loo ondersteunt mensen met een verstandelijke en/of andere beperking hun leven in te vullen zoals zij dat zelf willen, van jong tot oud. Met meer dan 1.200 locaties voor wonen en dagbesteding in bijna heel Nederland, ondersteunen zij met ruim 16.000 medewerkers ongeveer 14.000 mensen met een beperking.

Het Facilitair bedrijf van ’s Heeren Loo zorgt voor de facilitaire ondersteuning van 16 zorgregio’s via de tien verschillende Facilitaire Steunpunten in het land. Op deze steunpunten dragen de Locatiemanager en Facilitair Coördinatoren en hun teams elke dag bij aan een fijne en prettige werk- leefomgeving voor alle cliënten en medewerkers

Plan van aanpak

We richtten een projectorganisatie in en ontwikkelden een plan van aanpak met 4 fases.

Fase 1 - Visie op Schoonmaak

De start van het project in november 2021 markeerde de eerste fase: het definiëren van een heldere visie op schoonmaak. Tijdens verschillende werksessies is met de projectgroep opgehaald welke onderwerpen kader stellend zijn voor het formuleren van een visie. VFM trad tijdens deze fase vooral op als procesbegeleider en leverde daar waar nodig input om deze visie te kunnen formuleren. De input uit deze sessies is geformuleerd in een uitgebreid visiedocument, dat de kernprincipes en doelstellingen voor de schoonmaakdiensten binnen 's Heeren Loo vastlegde. Met als resultaat: visie ‘SCHOON!’. Uit de visie:

SCHOON! staat voor een leef-, behandel- en werkomgeving die op vaste momenten vrij is van vervuiling

SCHOON! borgen we door overal met een zelfde basisprogramma te werken. Dan weet iedereen wat  over en weer verwacht mag worden.

SCHOON! doen we samen.

 

Deze visie vormde de leidraad voor verdere stappen in het project. Parallel aan het opstellen van het visiedocument werden de belangrijkste aspecten uit dit document op de werkvloer getoetst in de vorm van een pilot. Op deze manier werd getest of het formuleren van uniforme doelen, voor de hele organisatie, daadwerkelijk kon worden geïmplementeerd.

Yorick Vlaar (VFM): "Het enerzijds begeleiden van ’s Heeren Loo bij het opstellen van strategische kaders, en het anderzijds toetsen van deze strategische kaders op de werkvloer in de vorm van een pilot had in dit traject veel meerwaarde. Sommige onderdelen van de visie bleken op de werkvloer niet haalbaar. Door het vroegtijdig toetsen van deze uitgangspunten konden we herformuleren voordat wij de definitieve visie op schoon hebben opgeleverd."

Fase 2 - Contracteren Schoon!

De tweede fase, gestart in september 2022, omvatte zowel het aanbesteden als het hercontracteren van schoonmaakdiensten van acht steunpunten. Voor één specifiek steunpunt werd een aanbestedingsproces gestart om een schoonmaakpartner te selecteren die aansloot bij de vastgestelde visie. Tegelijkertijd vond het hercontracteren plaats voor de andere steunpunten, waarbij de inzichten uit de eerste fase werden geïntegreerd in de bestaande samenwerkingen. Met als resultaat: acht nieuwe contracten met totaal vijf schoonmaakpartners. Hiervoor is nog stevige onderhandeling nodig geweest. Daarnaast hebben twee steunpunten schoonmaak in eigen beheer, ook zij gingen conform het nieuwe programma en programma van eisen werken. Daar hebben de lokale teamleiders veel inspanning geleverd om de medewerkers hierin op te leiden en mee te nemen.

David de Bruin (VFM): "Om binnen zo’n grote en diverse organisatie een complete schoonmaakdienstverlening te realiseren is een uitdaging. Kwaliteit, wensen en beleving van de medewerkers, cliënten en bezoekers is cruciale input die we in het projectteam nodig hadden gericht op de uiteindelijke dienstverlening. Samen met ’s Heeren Loo zijn we erin geslaagd om de behoefte te vertalen naar de praktijk.’"

Fase 3 - Contractmanagement

De derde fase van het project, werd in maart 2023 opgestart. Het doel was om de nieuwe contracten effectief en efficiënt te managen. Aan de hand van themasessies werden betrokkenen vanuit ’s Heeren Loo meegenomen in de ins- en outs van contractmanagement op het gebied van resultaatgericht schoonmaak. Binnen de werksessies lag de focus zowel op de interne- als externe samenwerking met de schoonmaakpartners.

Martine de Kok (VFM): "Als je als contractpartners al langere tijd samenwerkt maar wel met een nieuw contract start, is het verstandig dit als een nieuw vertrekpunt te zien. Door de verantwoordelijken binnen ’s Heeren Loo houvast en voorbeelden te bieden, hebben we hen geholpen op een andere manier aan de slag te gaan met het contract. Als je namelijk doet wat je altijd deed, krijg je ook wat je altijd al kreeg. En er is echt wel iets veranderd."

Fase 4 - Kwaliteitsmetingen

Het project is afgerond met de vierde fase, gericht op het meten van de kwaliteit van de schoonmaakdiensten. Er is een uniform kwaliteitsbeleid geschreven op basis van de twee pijlers, technische kwaliteit en kwaliteitsbeleving. De VSR-methode werd ingezet om objectieve kwaliteitsmetingen uit te voeren. Deze metingen boden een duidelijk beeld van de prestaties van de schoonmaakpartners en dienden als basis voor verdere verbeteringen en optimalisaties. Daarnaast is ’s Heeren Loo intern gestart met het uitvoeren van belevingsonderzoek op basis van de drie dimensies, Schoon, Fris (geur) en Opgeruimd uit de Cleanless Perception Scale.

Linda van der Meij (’s Heeren Loo): "Schoonmaak is voor de medewerkers in de zorg, cliënten en verwanten hoofdzakelijk beleving. Door naast de technische meting, ook een aantal keer per maand aan de hand van een korte enquête het gesprek hierover te voeren, levert waardevolle informatie op voor het sturen op kwaliteit en managen van verwachtingen."

Lessons learned

Een complex project zoals dit vraagt om betrokkenheid van iedereen. Binnen  's Heeren Loo en van VFM. Vanuit VFM maakten collega’s Martine de Kok, Yorick Vlaar, Amber Gelderblom, Violette Krouwel, David de Bruin en Arnold Priester op verschillende momenten onderdeel uit van het projectteam in de verschillende fases.

De projectgroep blikt samen met het team van SHL terug op een inspannend en succesvol project.

  • Uniforme visie en aanpak voor schoonmaak vraagt om een heldere demarcatie in verantwoordelijkheden tussen facilitair en zorg.
  • Afspraken over demarcatie zijn alleen te maken als er sprake is van duidelijke communicatie en een open dialoog tussen facilitair bedrijf en primair proces. Een integrale benadering, met gedeelde waarden, is een voorwaarde voor succes.
  • Het resultaat en de leerervaringen van dit project gaan zeker bijdragen aan het realiseren van vergelijkbare doelen in de toekomst.
  • Een implementatie kost gewoon tijd. Zeker in een complexe omgeving als ’s Heeren Loo. Hou daar in het plan van aanpak rekening mee en gun dat de organisatie.
  • Samenwerking met de schoonmaakpartners door dialoog.
  • Bespreek goed met de schoonmaakpartners wat verstaan wordt onder partnerschap
  • Helder en efficiënt contractmanagent is belangrijk.  Zonder goed contractmanagement is het niet mogelijk om na de start van de contracten de gewenste voortgang en resultaten te borgen.

Mignon Peters (’s Heeren Loo): "Ieder project is een op zichzelf staand en uniek proces. Ook project SCHOON!  heeft dit weer bevestigd. Het is altijd belangrijk om een groot project als deze te evalueren en met elkaar de lessons learned te omarmen. Wat ik meeneem: communicatie gericht op verandering in een complex speelveld met veel stakeholders blijft een valkuil. Zorg voor genoeg resources op dit vlak."

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord