Sourcing | verbinding als sleutel

Ervaringen van een adviseur 

Geschreven door: Bart Mak en Violette Krouwel

Een aanbesteding is hét moment om na te denken over de toekomst van de facilitaire organisatie. ‘Wat ga ik op de markt zetten, hoe maak ik verbinding met mijn klantorganisatie en hoe ga ik het samenwerken, organiseren en aansturen?’ 

Een weloverwogen sourcingstrategie geeft antwoord op deze en andere vragen en vormt een noodzakelijke basis in voorbereiding op een aanbesteding en/of organisatiewijziging. De keuzes die hierin worden gemaakt zijn voor de langere termijn en hebben impact op de totale (facilitaire) organisatie. Onze ervaring is dat niet elke organisatie voldoende tijd heeft of neemt om deze keuzes goed voor te bereiden dan wel te implementeren. Zonde, want een weloverwogen sourcingstrategie leidt tot toegevoegde waarde voor uw facilitaire én klantorganisatie.

Wij zien dat veel organisaties bij het komen tot een sourcingstrategie tegen dezelfde valkuilen aanlopen. In dit blog geven wij een korte schets van de valkuilen die wij vanuit onze ervaring als adviseur het meeste tegenkomen. 

Beperkte visie op klant, markt én toekomst

Kennis van de eigen (facilitaire) organisatie, haar omgeving en het hebben van een helder toekomstbeeld zijn onontbeerlijk bij de ontwikkeling van een sourcingstrategie. Het meest belangrijke hierin is dat bekend is wat de klant (van opdrachtgever tot gebruiker) verwacht van jouw facilitair bedrijf. In onze adviespraktijk zien wij dat deze inzichten en een blik op de toekomst in sommige gevallen ontbreken in de aanloop naar een aanbesteding, evenals een reëel beeld van het marktpotentieel (wat is maakbaar?). Het gebrek hieraan kan leiden tot sourcingkeuzes die onvoldoende doordacht zijn en zonder draagvlak binnen de organisatie gemaakt worden.  

Het sourcingmodel als ultiem doel

Het thema sourcing leent zich perfect voor de toepassing van modellen. Deze modellen (multiservice, maincontracting, Integrated Facility Management etc.) leiden tot een gemeenschappelijke taal en helpen bij het maken van keuzes. We zien echter vaak dat de inrichting van een bepaald model een doel op zich is geworden. Men heeft geen goed beeld van de consequenties voor de interne organisatie, leveranciersrelatie en invloed (op inhoud) als opdrachtgever. De gepercipieerde voordelen van een sourcingmodel komen niet uit de verf als de eigen organisatie niet klaar is voor een veranderde rol. Bijkomend probleem is dat dit ook vaak druk zet op de relatie met de leverancier, deze heeft immers met andere verwachtingen een offerte uitgebracht. Resultaat is dat de ambities richting de klantorganisatie hierdoor niet gerealiseerd worden. Jammer, want een juiste sourcingstrategie helpt je als facilitaire organisatie om in verbinding met je klant te komen en te blijven en zo toekomstbestendig te zijn.  

Implementatie als bijzaak

Het opstellen van een sourcingstrategie gebeurt meestal binnen een projectorganisatie, als voorbereiding op een aanbesteding. Binnen deze projectorganisaties wordt multidisciplinair, onder tijdsdruk en met een hoog ambitieniveau gewerkt. De contractondertekening is vaak het moment dat deze projectorganisaties worden ontmanteld. Het energieniveau daalt en de dagelijkse operatie neemt weer de overhand. Een gemiste kans, want juist hier kan de facilitair professional het verschil maken!  Om te voorkomen dat de uiteindelijke implementatie bijzaak wordt, is het van belang hier al vroeg in het proces aandacht voor te vragen. 

Verbinding als sleutel tot succes

Naast deze valkuilen kunnen we ook genoeg succesfactoren benoemen. Samenvattend kan gesteld worden dat ‘verbinding’ hierin het toverwoord is. Een goede sourcingstrategie legt verbinding tussen het dienstverleningspakket, de organisatiedoelen, uw facilitaire organisatie en de leveranciersmarkt; een inkoopketen is immers langer dan alleen de aanbesteding. Het ontwikkelen van een facilitaire visie en het verkennen van de markt, uw facilitaire én de klantorganisatie kosten tijd, maar zijn de investering dubbel en dwars waard.

Hoe kijken leveranciers aan tegen de sourcingkeuzes die opdrachtgevers maken en wat kunnen opdrachtgever en adviseurs hiervan leren? In ons volgende blog aandacht voor de ervaringen van leveranciers. 

Vond u dit blog interessant en wilt u met ons in gesprek over uw sourcingstrategie? Neem gerust contact met ons op!

Bart Mak & Violette Krouwel