Contractdocumentatie als stabiele basis voor verandering

Het anticiperen op veranderende omstandigheden vereist aandacht uw contractdocumentatie zoals het Programma van Eisen, Service Levels en het daadwerkelijke contract. Wij adviseren flexibiliteit vanaf het begin in het contract in te bouwen, met duidelijke afspraken over de mogelijkheid om het contract aan te passen aan deze veranderende omstandigheden.

Het is belangrijk rekening te houden rekening te houden met drie aspecten. Hieronder lichten we die voor u toe.

1. Heldere doelstellingen en KPI's

Het is belangrijk om duidelijk te zijn over de doelstellingen van het contract en de key performance indicators (KPI's) die worden gebruikt om te bepalen of de doelstellingen worden bereikt. Dit maakt het gemakkelijker om te bepalen of aanpassingen aan het contract nodig zijn als de omstandigheden veranderen. Waardevolle doelstellingen en goede KPI’s sluiten aan bij de ambities van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Een tool om gezamenlijk doelstellingen te formuleren is het Collaboration Model © dat VFM ontwikkelde.

2. Flexibele prijsafspraken

Traditioneel worden facilitaire contracten vaak opgesteld op basis van een aanneemsom. Dit kan problematisch worden als de omstandigheden veranderen en de organisatie minder of meer diensten nodig heeft dan aanvankelijk werd verwacht. Enkele voorbeelden om flexibele prijsafspraken te realiseren zijn:

1. Transparantie is kostenopbouw, met onderscheid tussen vaste en variabele kostencomponenten;
2. Periodieke herziening van het prijsmodel (minimaal één maal per jaar);
3. Een dynamisch prijsmodel, waarin de risicodragendheid van opdrachtnemer stapsgewijs wordt vergroot.

3. Aanpasbare scope en change procedure

De scope van het contract moet duidelijk zijn én aanpasbaar aan veranderende omstandigheden. Dit kan worden bereikt door een mechanisme op te nemen waarmee de scope kan worden aangepast als de behoeften veranderen. Het definiëren van een duidelijke change procedure is hiervoor de basis. Het is belangrijk om als opdrachtgever en opdrachtnemer duidelijk te hebben welk mechanisme in werking treedt bij het doorvoeren van scope wijzigingen. Het vooraf vastleggen van een dergelijke procedure voorkomt discussie tijdens het uitnutten van het contract.

Tot slot

Wilt u eens sparren hierover met Bart Mak en Yorick Vlaar? Aarzel niet om contact op te nemen!