Op de foto: Dagmar de Groot en Anne Ensing 

Uitbesteden van contractmanagement | De drie voordelen 

Wat levert het uitbesteden van contractmanagement u als opdrachtgever op? Als facilitair adviesbureau neemt VFM voor diverse organisaties het contractmanagement over in de rol van intermediair. Waarom facilitaire organisaties hiervoor kiezen? Onze Consultant Anne Ensing, zet vanuit haar ervaring met contractmanagement de drie voordelen voor u op een rij. 

Contractbeheer en contractmanagement, wat is het verschil? 

De termen contractbeheer en contractmanagement worden in de literatuur regelmatig door elkaar gebruikt en er is geen exacte definitie. VFM heeft haar eigen visie ontwikkeld over de betekenis en inhoud van deze twee termen en biedt voor beiden gespecialiseerd advies en ondersteuning aan.

Onder contractbeheer verstaan wij het volledige administratieve proces als onderdeel van contractmanagement. Bij goed contractbeheer is er binnen de interne organisatie voldoende inzicht in de lopende contracten; de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats. 

Onder contractmanagement verstaan wij het proces waar gestuurd wordt op de samenwerking met de leverancier, waarbij de gemaakte afspraken transparant en controleerbaar zijn. De betrokken partijen hebben een samenwerkingsvorm waarbij de focus ligt op de uitvoering en ontwikkeling van het contract richting de toekomst. Bij goed contractmanagement kan het voordelen opleveren op het gebied van kostenbeheersing, kwaliteitsverbetering, innovatiebevordering en een optimale samenwerking. Goed contractmanagement kan ook een bijdrage zijn bij strategisch partnership.

Vorm van uitbesteden van contractmanagement

Alvorens er gefocust kan worden op contractmanagement en de ontwikkeling van het contract dient het contactbeheer op orde te zijn. Het uitbesteden van contractmanagement kan op tijdelijke basis, om de gemaakte contractafspraken scherp te krijgen met de leverancier. Vaker kiezen opdrachtgevers ervoor om contractmanagement voor onbepaalde periode uit te besteden en daarmee voor volledige ontzorging. De relatie kan bij laatstgenoemde doorgroeien tot een Strategisch Partnership om zo het maximale uit samenwerking te halen. 

De 3 voordelen van het uitbesteden van contractmanagement

Wanneer u het contractmanagement uitbesteedt, neemt VFM als intermediair de zorg uit handen. Dit levert de volgende voordelen voor u op: 

1 | Kennisbank en gesprekspartner
De facilitaire wereld is continu in beweging en zo ook de ontwikkelingen binnen een contract. Denk hierbij aan het bevorderen van innovatie of het borgen van duurzaamheid. Als intermediair leveren wij toegevoegde waarde door de kennis en ervaringen die wij jaarlijks bij ruim 80 van onze opdrachtgevers opdoen, toe te passen in de ontwikkeling van het uitbestede contract. Het is een continu proces van benchmarken. Daarbij treden wij op als gesprekspartner voor de opdrachtgever, zodat er samen met opdrachtgever en leverancier een continu verbeterproces is op gebieden als kosten, kwaliteit en innovatie.

2 | Doorontwikkelen van de (facilitaire) organisatie 
Als intermediair nemen wij het contractmanagement over, zodat de opdrachtgever kan focussen op het doorontwikkelen van de (facilitaire) organisatie. Wij nemen de zorg uit handen door onder andere het voeren van periodieke gesprekken op tactisch en strategisch niveau, bewaken en monitoren van de contractperformance, financiële ondersteuning bij facturatie en prijsmutaties en -indexaties, bevorderen van innovatie en het uitvoeren van kwaliteitsmetingen en/of tevredenheidsonderzoeken.

3 | Focus op relatie en partnership
Een derde voordeel van het uit handen nemen van de tijdrovende taken in relatie tot contractmanagement is dat de opdrachtgever de focus kan leggen op de relatie met de leverancier. Het sturen op kostenbeheersing en controleren van contractafspraken kunnen het partnership en toekomstgerichtheid van de relatie in in de weg staan. Als VFM voeren wij deze gesprekken zodat u als opdrachtgever aandacht kunt hebben voor de samenwerking en de relatie met de leverancier en hoeft er niet als ‘politieagent’ opgetreden te worden. 

Voor optimaal contractmanagement kan een intermediair een waardevolle toevoeging zijn. VFM heeft daarbij veel ervaring opgedaan bij verschillende organisaties en facilitaire contracten.  Wilt u meer weten over het uitbesteden van contractmanagement? Wij gaan graag met u in gesprek. Neem gerust contact op met onze consultant Anne Ensing.  

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord