De twee methodieken van beoordelen

Laten we beginnen met een korte uitleg van de meeste gebruikte manieren om tot een totaalbeoordeling te komen. Dat zijn beoordeling via het middelen van scores en beoordeling in consensus. Bij beide manieren wordt de beoordeling eerste individueel uitgevoerd door de leden van de beoordelingscommissie en vervolgens in een gezamenlijke sessie besproken. 

• In het geval van het middelen van scores betekent dit dat de leden van de beoordelingscommissie de mogelijkheid hebben hun score aan te passen in de gezamenlijke sessie. De individuele scores leiden vervolgens tot een gemiddelde score per onderdeel per leverancier namens de gehele beoordelingscommissie. 
• In het geval van consensus is het doel van de gezamenlijke sessie dat iedereen het eens wordt over de score per onderdeel per leverancier. Er wordt één score toegekend namens de beoordelingscommissie en de individueel gegeven scores worden zogezegd losgelaten.

Maximale objectiviteit realiseren

Ik pleit voor beoordeling in consensus om verschillende redenen. Zo is het om te beginnen prettig om het eens te zijn met elkaar binnen de beoordelingscommissie; iedereen moet straks immers samenwerken met de partij waaraan gegund wordt. Het komt in praktijk écht voor dat een 4 en een 8 (schaal 1-10) gegeven wordt op hetzelfde onderdeel. In een consensusoverleg kan het zo zijn dat dit tot een totaalbeoordeling van een 4 of een 8 leidt. Het hoeft niet per definitie op een 6 uit te komen wanneer verschillen in interpretatie worden uitgelegd. 

Daarentegen is mijn ervaring wanneer met gemiddeldes gewerkt wordt (zoals bij het middelen van scores) de leden van de beoordelingscommissie minder snel geneigd zijn hun score aan te passen. Hierdoor blijven de (extreme) verschillen gehandhaafd in plaats van dat deze in overleg worden opgelost. En welke terugkoppeling geef je dan aan de leverancier? Vaak worden de scores ook ondersteund met uiteenlopende meningen over hetzelfde onderdeel van de inschrijving. Bij een beoordeling in consensus is het een stuk eenvoudiger om een afgewezen leverancier te voorzien van een goede motivatie met inhoudelijk de juiste argumenten die ook nog eens volledig in lijn zijn met het beoordelingskader.

Uiteindelijk is het hele idee dat een objectieve beoordeling tot stand komt. Dit begint met het objectief toetsen van een inschrijving aan een beoordelingskader. Is het feit dat iedereen in consensus tot dezelfde score komt niet de optimale bevestiging van deze objectiviteit? Zou dit niet het hoogste gemeengoed moeten zijn? 

Een inkoper anno 2022

Tenslotte nog dit. Een van de redenen die wordt aangedragen door voorstanders van middelen van scores is voorkomen dat een dominant persoon de overhand krijgt in de beoordeling. Dit is voor mij een onbegrijpelijk argument. Een inkoper die alleen goed is in onderhandelen met leveranciers over prijzen is inmiddels verleden tijd. Een inkoper anno 2022 moet beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden en denken in mogelijkheden, om de vraag van de interne klant optimaal te verbinden met de beste oplossing in de markt. Een dergelijke inkoper moet daarmee volgens mij ook prima in staat zijn een goed consensusoverleg te leiden.