Aanbesteding beveiligingsdienstverlening en -techniek

Hoe sluiten we een overeenkomst af voor alle bedrijfsonderdelen van onze gemeente voor dienstverlening en techniek op het gebied van beveiliging? Dat was de vraag die de opdrachtgever ons stelde. Diverse contracten voor de beveiligingsdienstverlening en -techniek liepen af en maakte het noodzakelijk om een aanbesteding op te starten. Bovendien werkte in de bestaande situatie elk organisatieonderdeel met eigen leveranciers en overeenkomsten en was dit niet langer wenselijk. De gemeente heeft VFM gevraagd haar te begeleiden in deze aanbesteding en te voorzien van inhoudelijk advies.

Van sporthal tot crisiscentrum

We startten met het in kaart brengen van de huidige situatie rondom de beveiligingsdienstverlening en -techniek. Daarnaast zijn relevante ontwikkelingen binnen de gemeente in beeld gebracht en de verwachtingen ten aanzien van de toekomstige situatie. Hierbij keken we specifiek naar ontwikkelingen in de eigen organisatie, omdat de gemeente een deel van de dienstverlening heeft inbesteed en dit in de toekomst mogelijk wenst uit te breiden.

Daarnaast interviewden we vertegenwoordigers van de verschillende organisatieonderdelen om specifieke eisen en wensen op te halen. De beveiliging van een sporthal of een parkeergarage vraagt immers andere activiteiten dan een regulier kantoorpand. Ook kregen de hoog risico locaties van de gemeente specifieke aandacht, bijvoorbeeld omdat hier het college van B&W of regionaal crisis centrum gehuisvest is.

Opstellen van de aanbestedingsdocumenten

De verzamelde informatie heeft geleid tot een inkoopstrategie, waarbij de aanbesteding in twee percelen is verdeeld, te weten een perceel voor manbeveiliging en een perceel voor beveiligingstechniek. In een aantal werksessies met de projectgroep kwamen de aanbestedingsdocumenten tot stand. VFM bracht hierbij proactief marktkennis in en deelde relevante ontwikkelingen ten aanzien van gastvrijheid, beveiliging op afstand en duurzaamheid. Met de input van de gemeente over de eigen beveiligingsprocessen kwamen we gezamenlijk tot een duidelijk Programma van Eisen.

Duurzaam vervoer en sociale initiatieven

In de aanbesteding besteedden we veel aandacht aan duurzaamheid en inzet van Social Return. Hoewel niet alle aspecten van de dienstverlening zich hiervoor lenen, is de markt toch en gestimuleerd om zoveel mogelijk invulling te geven aan het gemeentelijk beleid. Dit resulteerde onder andere in het werven van zoveel mogelijk beveiligingsmedewerkers in de regio en de inzet van elektrisch vervoer voor alarmopvolging. Daarnaast biedt de gemeente in het kader van Social Return opleidingsplekken aan op locaties van de gemeente en krijgen SROI-medewerkers een baangarantie.

Resultaat van de aanbesteding

De nieuwe overeenkomsten tussen de gemeente en de beveiligingspartijen gaan per 1 april van start. Het doel om tot een organisatiebrede overeenkomst te komen is hiermee naar volle tevredenheid gerealiseerd.