Onze werkwijze 

In de eerste fase van de aanbesteding is een longlist van leveranciers opgesteld die zijn benaderd voor de RFI-fase voor soft- en/ of hardservices. De beoordeling van de RFI-fase heeft geleid tot een shortlist van leveranciers voor de RFP-fase. 

Voor het opstellen van de programma's van eisen en de bijbehorende aanbestedingsdocumenten zijn verschillende sessies met het projectteam georganiseerd. In de sessies zijn interne en externe ontwikkelingen besproken en zijn de wensen en eisen voor de scope vastgelegd. Onderscheidend tijdens deze sessies was het betrekken van verschillende interne stakeholders zodat ook zij hun input konden leveren voor de inhoud van de dienstverlening. 

Na het versturen van de documenten zijn de leveranciers rondgeleid op de productielocaties om zo een beeld te krijgen van de dynamische omgeving. Na ontvangst van de offertes heeft er met het projectteam een beoordelingssessie plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit overleg was er behoefte om alle leveranciers uit te nodigen voor de presentaties waarbij enkele vooraf gedeelde onderwerpen nader toegelicht zijn. 

Gedurende het proces is nauw contact geweest tussen VFM en het projectteam. VFM heeft meerwaarde gecreëerd door de procesbegeleiding en de inhoudelijke kennis van de dienstverlening en de facilitaire markt. 

Resultaat

Na het doorlopen van de gehele aanbesteding is er één leverancier geselecteerd voor zowel de soft- als hardservices. De opdrachtgever heeft er vertrouwen in dat deze leverancier een toegevoegde waarde is voor de eigen organisatie en kijkt er naar uit om de komende jaren de samenwerking vorm te geven en te professionaliseren.