Aanbesteding Verhuisdiensten en Wagenparkbeheer

VFM begeleidde de Kamer van Koophandel (KVK) succesvol bij een tweetal Europese aanbestedingen op facilitair gebied, namelijk verhuisdiensten en wagenpark. VFM heeft de rol vervuld van inhoudelijk deskundige in beide aanbestedingen. 

Carmen Blokpoel - Emmerink (Projectleider aanbestedingen):  
“De samenwerking met VFM verloopt op een prettige manier. De werksessies worden goed voorbereid en VFM gebruikt hun inhoudelijke kennis en de input van de projectgroep om te komen tot passende specificaties omtrent de dienstverlening.”

Werkwijze tijdens corona

Beide aanbestedingen vonden gedeeltelijk of volledig plaats tijdens de corona-periode. Voor de aanbesteding verhuisdiensten organiseerden we de contactmomenten met de projectgroep online vanaf publicatie van de Nota van Inlichtingen. De aanbesteding Wagenparkbeheer startte tijdens de corona-periode en begeleiden we volledig digitaal. De online samen verliep goed. We gebruikten Teams voor online meetings. Informatie die  normaal op een presentatiescherm gedeeld wordt, zonden we nu vooraf rond. We merkten dat dit heel efficiënt uitpakte voor het overleg.     

Om de mogelijkheden van marktpartijen zo goed mogelijk te benutten, zetten we  voor de aanbesteding Wagenparkbeheer een online marktverkenning in. Hoe kan KvK het wagenpark verduurzamen en welke effecten heeft Corona op markt van lease auto’s? Daarnaast haalden we informatie op over trends & ontwikkelingen in de markt, scopeonderdelen en specifieke uitdagingen voor KVK. Deze informatie gebruikten we bij de voorbereidingen voor de aanbesteding.

In verschillende online werksessies met KVK stelden we de inhoudelijke specificaties omtrent de dienstverlening van verhuisdiensten en wagenparkbeheer vast.  De consultants van VFM schreven het programma’s van eisen voor beide aanbestedingen. Daarnaast bepaalden we samen met de projectgroep  wat belangrijke onderdelen zijn voor de dienstverlening bij KVK en zetten deze om naar kwalitatieve gunningscriteria. 

Voor de aanbesteding verhuisdiensten was het voor KVK belangrijk om ontzorgd te worden en een leverancier te contracteren met een duidelijke werkwijze. Als onderdeel van de kwaliteitscriteria is dan ook een casus opgenomen voor een toekomstige verhuizing van KVK. Hiervoor moesten de leveranciers een plan van aanpak uitwerken. Voor de aanbesteding wagenparkbeheer lag de focus op verduurzaming, dit is onder andere terug te zien in de uitvraag van Hybride voertuigen. Ook in de kwaliteitscriteria is aan dit onderdeel aandacht besteed. 

Resultaat

Het resultaat is een nieuwe overeenkomst voor verhuisdiensten en wagenparkbeheer voor alle locaties van KVK, die aansluit op de visie, eisen en wensen van KVK. Ook is het gelukt om het wagenpark van de KVK te verduurzamen, wat aansluit bij de doelstelling van VFM op het gebied van MVO. 

De nieuwe dienstverlening voor verhuisdiensten is van start gegaan eind mei 2020 en het contract van wagenparkbeheer start oktober 2020.

Gerelateerde projecten

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord