Strategische thema’s in samenwerking

De energietransitie en meer actuele ontwikkelingen zoals Corona waren aanleiding voor Alliander zich nog nadrukkelijker te richten op de samenwerking met haar partners. Doel was te komen tot strategische samenwerkingen met voldoende ruimte voor wendbaarheid. Een samenwerking waarin de drie toekomstige partijen, ieder met hun eigen contracten, ambities en dienstverleningsmentaliteit samen Facilities helpen haar ambities te realiseren. 

Resultaat van de aanbestedingsprocedure was een samenwerking met drie partijen; HEYDAY, RoyalHaskoningDHV en NSecure. 

Voorbereiding Implementatie

Na gunning (begin 2021) is gestart met de voorbereidingsfase, met als formele ingangsdatum 21 augustus. Uitgangspunt was om de dienstverlening ‘as is’ over te nemen. 
Gedurende deze voorbereidingsfase zorgde Martine de Kok namens VFM voor focus op de gewenste samenwerking en samenhang tussen de contractpartners.    

Samenwerking en samenhang

Waar samenwerken gaat over samen ambities realiseren vanuit ieders invalshoek, wordt met samenhang de meer procesmatige, kwalitatieve en contractuele kant van de samenwerking en de dienstverlening bedoeld. Samenhang gaat over gedeelde regierollen, processen die elkaar raken, systemen die alle partijen gebruiken en de performance; het op een goede gelijkwaardige manier bedienen van de klant. Om samenwerking te borgen zoomden we in een aantal sessies met de partijen in op zachtere kant en is een governance model ontwikkeld met o.a. heldere communicatielijnen. 

Hoe en wanneer vinden de partijen elkaar in de collectieve ambitie?

De uitdaging in het project vormde het op een lijn krijgen van de partners door hen uit te dagen om het dienstverleningsaanbod als geheel te benaderen en hierop integraal te ontwerpen. Dat bleek lastiger dan voorzien. Elk van de partijen is aan de slag gegaan vanuit een eigen aanpak, een eigen voorbereidingsplan met een eigen ontwikkelagenda voor de contractperiode. De verbinding op de thema’s werd erkend maar niet direct geadopteerd. An sich begrijpelijk, immers de focus lag op de ‘livegang’, maar eigenlijk ook een gemiste kans. Gelukkig kwam de kracht van het collectief na de formele opstart snel tot bloei!

"VFM heeft ons geholpen om van onze plannen een succes te maken in de voorbereidingsfase. Samenwerken gaat niet vanzelf en zeker niet onder druk.
We hebben gezamenlijk met onze partners door de ondersteuning vanuit VFM een succesvolle ‘go live’ gerealiseerd."

Ernst-Willen van Drumpt
Manager Facilities bij Alliander

Lessons learned

• Ambities realiseer je met elkaar en niet afzonderlijk. Benoem je ambities als opdrachtgever uitdrukkelijk tijdens de tenderfase. Dat heeft in deze casus echt geholpen. 
• Een integrale benadering is voorwaarde voor succes. Integraliteit begint bij gemeenschappelijke waarden, ‘wat vinden wij nu belangrijk in de samenwerking?’. Begin met een waarde sessie als aftrap van de voorbereidingsfase.
• Maak bij aanvang van de samenwerking afspraken over hoe om te gaan met changes die impact hebben op de samenwerking en onderlinge belangen.
• Faciliteer als opdrachtgever een jaarlijkse herijking van de onderlinge samenwerkingen en stuur bij waar nodig.

En ten slotte… blijf aandacht geven aan samenwerking gedurende de contracttermijn! Wilt u meer weten over onze ervaringen en inzichten of hierop aanvullingen doen? Wij gaan graag met u in gesprek!