Arkin behandelt mensen met psychiatrische aandoeningen en complexe psychische- en verslavingsproblematiek. Uitgangspunt van de zorg is de cliënt zo veel mogelijk in de eigen omgeving te behandelen en begeleiden. Afhankelijk van de zorgbehoefte wordt klinische, poliklinische of ambulante zorg geboden. Met het expireren van verschillende huurcontracten en de wens om twee locaties af te stoten, heeft Arkin VFM gevraagd een grootschalige bezettingsgraadmeting uit te voeren. De uitkomsten van het onderzoek en bijbehorend advies bieden Arkin een kwantitatief afwegingskader om de gemeten vierkante meters per locatie te kunnen herverdelen om zo een efficiëntieslag te maken.

Heleen Koning, Projectmanager Vastgoed en Huisvesting bij Arkin: 
"De metingen door VFM van het daadwerkelijke gebruik van werkplekken en ruimtes zijn een belangrijke aanvulling op de gegevens uit het reserveringssysteem en de feedback van medewerkers en leidinggevenden. Dit geeft een compleet beeld van de mogelijkheden in de gemeten panden. Én van de onmogelijkheden, de cijfers staven in sommige locaties immers ook door medewerkers ervaren drukte. Het feit dat een externe partij deskundigheid levert en bruikbare adviezen geeft bij een ingewikkeld onderwerp als dit, draagt bij aan intern draagvlak voor oplossingen."  

Onze werkwijze 

De afgelopen jaren heeft Arkin reeds een grote slag gemaakt in het efficiënt inrichten en gebruiken van de diverse locaties. Arkin introduceerde het ArkinFlex concept en standaardiseerde de kantoorinrichting. Desondanks leefde nog steeds het gevoel dat het gebruik van locaties efficiënter kan. In overleg met Arkin is gekozen voor een Multi Momentopname (MMO) meting. Deze methode geeft inzicht in zowel de bezetting van de diverse ruimten als de activiteiten die plaatsvinden. Ter voorbereiding op de metingen zijn de betreffende  locaties in korte tijd geïnventariseerd en in een digitaal meetsysteem geladen. Vervolgens is gedurende vijf werkdagen de bezetting en de activiteiten van de diverse locaties en ruimten gemeten. Om inzicht te krijgen in de werkprocessen en de knelpunten die de verschillende gebruikers ervaren, zijn diverse stakeholders geïnterviewd . De kwantitatieve en kwalitatieve resultaten zijn samengevoegd in een rapport. 

Resultaat en toegevoegde waarde 

De bezettingsgraadmetingen geven Arkin inzicht in het werkelijke gebruik van de ruimtes en de activiteiten die plaatsvinden. Het biedt Arkin de kans haar werkplekken, vergader- en spreekkamers nog beter af te stemmen op de behoefte van de gebruikers. De gegevens worden onder andere gebruikt om verbeteringen door te voeren op de bestaande werkplekken en bij de ontwikkeling van nieuwe werkplekconcepten. Daarnaast heeft VFM op basis van de gegevens adviezen uitgebracht waarmee efficiënter kan worden omgegaan met vierkante meters en toegewerkt kan worden naar het afstoten van twee locaties.