Digitale informatievoorziening voor 2 nieuwe bibliotheken in Utrecht 

Met de komst van maar liefst twee nieuwe bibliotheken met vele faciliteiten en services, investeert Bibliotheek Utrecht in digitale informatievoorziening (narrowcasting) voor bezoekers met als doel te informeren, inspireren en activeren. 

VFM begeleidde de Bibliotheek Utrecht bij de meervoudig onderhandse aanbesteding van narrowcasting. Op het moment van de aanbesteding waren er twee grote huisvestingsprojecten in ontwikkeling voor de Bibliotheek Utrecht, welke beiden in de scope van de aanbesteding vielen: de nieuwe Centrale Bibliotheek op de Neude (welke in 2020 zal worden geopend) en de nieuwe bibliotheek in Leidsche Rijn Centrum, welke op 23 april is geopend. Het doel van de aanbesteding was het realiseren van een betere invulling van digitale informatievoorziening, zodat alle bezoekers een impressie krijgen wat de Bibliotheek Utrecht te bieden heeft en voorzien worden van relevante informatie op de plek waar de bezoeker zich op dat moment bevindt. De doelgroep en afgestemde communicatie was als volgt verdeeld: 

  • Informeren: welke activiteiten vinden er plaats en wanneer, ‘wist u dat …’, informatie over het pand, wat er in welke zaal plaatsvindt, etc.; 
  • Inspireren: activiteiten, leestips, vakantieprogramma, werkplekken, etc.; 
  • Activeren: met de juiste content bestellen van kaarten en reserveren van boeken stimuleren. 

Werkwijze

VFM heeft de rol vervuld van procesbegeleider in het gehele traject van de aanbesteding. Alex de Groot, interim manager bij VFM, heeft als deelprojectleider het project begeleid. In de projectgroep werd samenwerking gezocht met onder andere de afdelingen Marketing & Communicatie en ICT van de Bibliotheek Utrecht, wat voor een leuke en nuttige wisselwerking zorgde. Samen met de projectgroep zijn de eisen, wensen en uitgangspunten vastgesteld, waarna de aanbesteding naar de geselecteerde leveranciers is verzonden. De scope van de aanbesteding richtte zich op zowel de hardware als software rondom narrowcasting, met elk haar eigen specifieke requirements. 

Resultaat

Het resultaat is een nieuwe overeenkomst met één partner voor de narrowcasting op zowel de nieuwe locatie Leidsche Rijn Centrum, als in de nog te openen locatie van de nieuwe Centrale Bibliotheek op de Neude. De winnende leverancier toonde een goede visie op de aanpak van de opdracht, en had oog voor de strakke planning in relatie tot de oplevering op locatie Leidsche Rijn Centrum. Op de korte termijn is goed samengewerkt om het systeem werkend te krijgen voor de feestelijke opening van de Bibliotheek in Leidsche Rijn. Vervolgens zal ook de implementatie op de Neude voorbereid worden.

Projecten | Interim & recruitment Consultancy

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord