Met daadkracht en transparant proces over naar IFS-concept 

Movares sluit met ondersteuning van VFM FM-organisatie aan op de klantvraag en visie 

Case in Facto Magazine oktober 2017

Movares heeft de sourcingsstrategie heroverwogen en aangepast. Van een model waarbij de facilitaire diensten deels in eigen beheer waren georganiseerd naar een model waarbij is gekozen voor volledige uitbesteding. VFM heeft middels een quickscan de haalbaarheid getoetst van het gekozen scenario en Movares begeleid in het vervolgproces. 

"Ik zocht een professionele adviseur om het outsourcingproces mee op te pakken. Ik wist dat ik daarvoor bij VFM aan het juiste adres was. Ze zijn voor mij bovendien een belangrijke sparringspartner geweest op de momenten dat ik iets wilde weten of de leveranciers wilde challengen", aldus Olav Majoor, hoofd Facility Management bij Movares. 

Movares heeft centraal in Nederland het hoofdkantoor, in Utrecht. Daarnaast zit het advies- en ingenieursbureau voor vraagstukken rondom mobiliteit en infrastructuur kort op de klant dankzij vier regiokantoren in Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven en Arnhem. “Het zwaartepunt van de FM-organisatie ligt in Utrecht”, vertelt Olav Majoor, hoofd Facility Management bij Movares. In het pand van 14.000 vierkante meter werken zo’n 800 mensen. Majoor vertelt dat verschillende diensten daar al waren uitbesteed, zoals schoonmaak, catering, receptie en beveiliging, aan single-services suppliers. De post/handymandiensten en het objectbeheer waren nog wel in eigen beheer georganiseerd. “In totaal bestond onze FM-organisatie uit negen medewerkers: vier objectbeheerders en één Hoofd Objectbeheer die verantwoordelijk was voor alle single services, twee mensen op de postkamer en voor de handyman-diensten, een administratief medewerker en ik als facility manager die vooral op strategischtactisch niveau opereerde.”

Hoewel de ‘mengvorm’ al jaren functioneerde, vond men in 2015 dat de tijd rijp was voor een herziening van de sourcingsstrategie. Het doel was om te komen tot de best passende vorm van inof uitbesteden van de facilitaire diensten, passend bij de klantvraag en visie van Movares. “Belangrijke kernpunten voor ons zijn professionaliteit, kwaliteit, flexibiliteit, continuïteit en klantgerichtheid. Ook moest de nieuwe facilitaire organisatie zichtbaar en herkenbaar zijn en duidelijk van meerwaarde zijn voor Movares”, legt Majoor uit.

Fases 

Movares koos bij de start voor een kernachtige aanpak, waarbij het traject werd opgeknipt in fases. In fase één is vooral de klantvraag in kaart gebracht. Majoor: “Hierbij hebben we de scope van de uitvraag in kaart gebracht: wat doen we wel en wat doen we niet. Regiokantoren? Nee, die hebben wij er bijvoorbeeld buiten gelaten.” Ook is volgens het Hoofd Facility Management getoetst in welke mate de FM-organisatie aansloot op de kernwaarden van Movares. “Belangrijke vraag was onder meer; hoe kunnen we de facilitaire organisatie flexibiliseren en beter laten meebewegen met wat Movares doet? De dynamiek hier is enorm, geen jaar is hetzelfde.”

Majoor vervolgt: “Alles lag open; van eigen beheer tot volledig uitbesteden met een zo beperkt mogelijke regiefunctie. Hierbij hebben we de verschillende scenario’s uitgewerkt, verkend en getoetst aan de kernpunten. Daarnaast hebben we per scenario gekeken naar de consequenties voor de FM-organisatie. Een belangrijke randvoorwaarde was dat de keuze, welke dan ook, het meeste perspectief aan de FM-medewerkers zou moeten bieden.” De conclusie? “De transitie naar een concept van Integrale Facility Services was het best passende scenario. Hierbij leggen wij de verantwoordelijkheid voor het management van de diensten neer bij één enkele service provider”, aldus Majoor.

Expert Opinion

De eerste fases van de heroverweging van de sourcingstrategie was vooral een interne aangelegenheid, stelt Majoor. “Maar op het moment dat de keuze was gemaakt, hebben we VFM ingehuurd en gevraagd om een expert opinion. Falen was namelijk geen optie, dit was het eerste uitbestedingsproces voor Movares dat als voorbeeld zou kunnen worden gebruikt voor soortgelijke trajecten voor andere afdelingen, zoals de IT-afdeling.” VFM heeft onder leiding van directeur Brigitta Schoonwater via een quick scan de haalbaarheid van het gekozen scenario getoetst op diverse punten. Wat betekent de overgang voor de medewerkers bijvoorbeeld? En sluit IFS wel goed aan op de organisatie van Movares? “Met de uitkomsten zijn we naar de directie gestapt, die akkoord gaf om de ingeslagen weg te vervolgen en de uitbesteding voor te bereiden”, stelt Majoor. VFM is ook nauw betrokken geweest bij het verdere vervolg. Daarbij is gekeken naar schaalvoordelen en welke optimalisatieslag er op de FM-afdeling kon worden gerealiseerd. Insteek was een FM-afdeling die mee kan bewegen met de ontwikkeling van Movares. Movares heeft vervolgens samen met VFM aanbieders geselecteerd, een Request for Proposal (RFP), ofwel de offerteuitvraag, en een functioneel programma van eisen voor de leveranciers opgesteld.

“Wij hebben bewust op een hoger abstractieniveauniveau uitgesproken wat wij verwachtten van de samenwerking, waarbij de transitie van de medewerkers een belangrijk thema was”, aldus Schoonwater. Het was voor haar meteen duidelijk dat Movares een heel lean en mean proces voor ogen had. “Er werd gewerkt met strakke deadlines, met fases van een kwartaal. Die pragmatische aanpak hebben wij doorgezet.” “We vonden elkaar op het proces en de inhoud”, zegt Majoor op zijn beurt. “Eén keer per kwartaal zat ik bij het directieoverleg, daar willen ze ook de voortgang zien en bespreken. Op basis van de feiten, volledig en zorgvuldig.” Behalve de directie is ook de ondernemingsraad vroegtijdig aangesloten op het traject. “Openheid en transparantie zijn belangrijk, het ging immers ook om de outsourcing van FM-medewerkers. Op die manier zijn verwachting goed te managen en is de kans op succes vergroot”, weet Majoor, die stelt dat hierbij ook een belangrijke rol was weggelegd voor het Hoofd Objectbeheer. “Die stond midden in de operatie en vormde de verbinding tussen het management en de medewerkers. Dat werkte heel positief.”

Offertes 

In de laatste fase van het traject heeft Movares de offertes beoordeeld. “De partijen, vier in totaal, hebben allemaal een presentatie gegeven waarbij alle stakeholders aanwezig waren: de Directie, de Ondernemingsraad, Hoofd Inkoop, Hoofd Objectbeheer en Hoofd FM”, aldus Majoor. Unaniem is vervolgens de partij gekozen, is het medezeggenschapstraject afgerond en zijn de transitie en implementatie gestart. Movares heeft een contract van vijf jaar afgesloten met de nieuwe dienstverlener. Een bewuste keus, zo blijkt uit de woorden van Majoor. “Die langere tijd geeft leveranciers de tijd om zich in te werken, en het geeft medewerkers de ruimte om zich thuis te voelen bij hun nieuwe werkgever.” Majoor spreekt over de meerwaarde van VFM als partner in het gehele traject. “Ik zocht een professionele adviseur om het outsourcingsproces mee op te pakken. Ik wist dat ik daarvoor bij VFM aan het juiste adres was. Ze zijn voor mij bovendien een belangrijke sparringpartner geweest op de momenten dat ik iets wilde weten of de leveranciers wilde challengen.”

Ook nu na afloop is de rol van VFM nog belangrijk, stelt Majoor. “Hoe wordt er nu schoongemaakt? Is het echt beter? Wij willen dat weten en VFM voert onderzoeken uit om de dienstverlening te toetsen en verbeterpunten te signaleren.” Het kenmerkt de filosofie van Movares. Majoor: “Wij hebben gekozen voor IFS, maar dat betekent niet dat wij ons niet meer bekommeren om de facilitaire dienstverlening. Bovendien sturen wij niet op het onderbuikgevoel, we sturen op basis van de feiten. Zo houden wij de relatie richting de service provider heel zuiver.”

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord