Duurzame ontwikkeling Van Gogh Museum

Interim manager bij VFM, starten zonder opdracht.

Sinds april 2022 ben ik werkzaam voor VFM. Ik ben aangenomen zonder dat er op dat moment een opdracht beschikbaar was. Wel spannend, ergens beginnen zonder concrete opdracht! Mijn collega’s vertelden mij geen zorgen te maken, want onze toppers van de recruitment halen de mooiste opdrachten binnen bij toonaangevende partijen. Dit was niet zomaar een praatje om mij binnen te halen. Half april startte ik bij het Van Gogh Museum. Een werkplek met uitzicht over het Museumplein in Amsterdam of met de mogelijkheid even een rondje lopen door het museum, wie krijgt daar nou geen energie van?

Nu is het Van Gogh Museum wereldwijd een grote naam met elke dag bezoekers vanuit alle werelddelen. Maar hebben ze ook interessante opdrachten voor een interim facilitair professional? In het kennismakingsgesprek met het hoofd facilitair bedrijf kwamen diverse mogelijkheden naar voren. Het aantal projecten bleek te groot voor de eigen formatie. Het was net een keuzemenu waarbij ik kon aangeven waar mijn interesse, ervaring en kwaliteiten lagen.

Nieuwe kleding voor de medewerkers

Uiteindelijk werd mijn hoofdopdracht een aanbesteding voor bedrijfskleding. Het huidige contract loopt af en iedereen binnen het Van Gogh Museum vond het ook wel tijd worden voor een nieuwe kledinglijn. Bij één van mijn vorige werkgevers deed ik dit al een keer eerder. In deze klus was het dienen van de belangen van de verschillende stakeholders veel complexer. Verderop in dit stuk vertel ik meer over mijn aanpak.

Breaam certificering

De aanbesteding voor bedrijfskleding is gelukkig niet het enige wat ik voor het van Gogh Museum mag doen. Het fijne aan het werken in het facilitaire werkveld is dat je het ene moment over een aanbesteding hebt en daarna bezig bent met het verduurzamen van het gebouw. Duurzaamheid en  gebouwenbeheer zijn twee andere thema’s waarop ik me richt. Het van Gogh Museum heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan en we voeren dit ook in de hele bedrijfsvoering door. Zo was het Van Gogh Museum het eerste museum ter wereld dat een Breaam-Nl in use duurzaamheidscertificaat met een Very good voor gebouw, beheer en gebruik scoorde. In de hercertificering speel ik een belangrijke rol.

Aanbesteding bedrijfskleding

Maar zoals hierboven beschreven en beloofd, vertel ik graag meer over de aanbesteding bedrijfskleding.

Ik schreef een plan van aanpak. De onderzoeksfase bestond uit het in kaart brengen van de stakeholders en het opstellen van een vragenlijst voor de interviews. Het aantal stakeholders in een museum is groot. Denk alleen al aan de diverse afdelingen die kleding moet dragen zoals bijv. beveiliging of bezoekersservices. Op basis van onder andere de interviews stelden we een PvE op. Belangrijkste uitgangspunt was dat de leverancier bedrijfskleding kan leveren die geschikt is voor de functie én duurzaam. Bovendien moet het de bezoekers een gevoel van herkenning en toegankelijkheid geven.

Wat dit traject extra leuk maakt, is dat het verzoek vanuit van Gogh Museum kwam om synergie te zoeken voor deze aanbesteding. Uiteindelijk leidde dit tot een samenwerking met PP10 (de meldkamer en alarmcentrale van het van Gogh Museum, het Rijksmuseum en het Stedelijk Museum Amsterdam) en het Stedelijk Museum Amsterdam om gezamenlijk aan te besteden. Het doel is om synergie te behalen én waarbij elke partij zijn eigen wensen en eisen kan hebben. Als projectleider was ik niet alleen verantwoordelijk voor de wensen en eisen van het Van Gogh Museum maar was ik ook de schakel tussen de drie partijen en de leveranciers.

Na het aanleveren van de aanbieding hebben vier leveranciers mogen presenteren. Voor leveranciers een extra uitdaging omdat de presentaties voor alle drie de partijen waren.

De papieren aanbieding en de presentatie beoordeelden we op basis van diverse criteria via een beoordelingsformulier. De drie de partijen beoordeelden de aanbiedingen individueel en kwamen op
basis daarvan tot een nr. 1.

Na de vier presentaties gingen alle drie de partijen eerst zelf in overleg om te kijken naar hun nr.1 voordat het synergieoverleg op de agenda stond. Wat bleek? Elke partij had dezelfde leverancier op nr.1 staan.

What’s next?

Op dit moment is de voorlopige gunning geweest en start het implementatietraject. Gedurende het proces blijf ik het project begeleiden om ervoor te zorgen dat de medewerkers van het Van Gogh Museum straks op tijd in de juiste kleding lopen. Belangrijk is dat medewerkers straks weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze met de kleding moeten omgaan. In een lookbook willen wij vooral duidelijk maken op welke manier de kleding goed gebruikt hoort te worden. Een grote verandering ten opzichte van nu waarin vooral beschreven is wat niet mag.

Voorlopig blijf ik in ieder geval tot het einde van 2022 mijn bijdrage leveren aan het van Gogh museum op verschillende onderdelen. Hoe fijn dat ik dit samen met de kundige en leuke collega’s binnen het facilitair bedrijf mag doen. Zo ondersteun ik ze niet alleen, maar leer ik ook van hun deskundigheid op de verschillende gebieden. Samen met het team lever ik hierdoor mooie projecten op. Ik ben trots dat VFM kan bijdragen aan de duurzame ontwikkeling binnen het van Gogh Museum.

Gerelateerde projecten

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord