Model van Managing Agent

Schiphol Facility Management (hierna: Schiphol FM) hanteert het Managing Agent regiemodel, met de knip op het tactische niveau. Schiphol FM contracteerde een Managing Agent en verdeelde de facilitaire organisatie in een aantal facilitaire thema's. Per thema is een partner geselecteerd. De thema's zijn als volgt: 

• Werkplek & omgeving
• Schoonhouden 
• Reprografie
• Kleding
• Eten & drinken 

Contractaudits

Om grip te houden op deze facilitaire contracten zet Schiphol FM structureel contractaudits in. Het doel van een contractaudit is het beoordelen of, en in welke mate de dienstverlening is ingericht conform de gestelde eisen en het ontvangen voorstel van de contractpartner. VFM Facility Experts kreeg de opdracht om als onafhankelijke partij objectief te toetsen. Wij gebruiken hiervoor ons auditmodel. Martine de Kok en Suzanne Wetzels voerden contractaudits uit op alle bovenstaande contracten, inclusief de Managing Agent.

Onze werkwijze

Per contract beginnen  we met een nulmeting, waarin we de in de overeenkomst vastgelegde afspraken toetsen. Voldoet de bedrijfsvoering en aangeboden dienstverlening van de contractpartner aan de uitgangspunten, zoals deze in de Uitnodiging tot Inschrijving (UTI) van Schiphol en de finale inschrijving/offerte geformuleerd zijn? 

De voorbereiding van de audit start met het opstellen van een auditmodel, waarin alle eisen en afspraken terugkomen waaraan de contractpartner in de uitvoering van de dienstverlening moet voldoen. Tijdens de audit nemen we het auditmodel puntsgewijs door. We toetsen of de aangereikte informatie en bewijsvoering aantoonbaar is. De contractpartner kan hierbij de aanwezigheid en juistheid van de documenten en informatie aantonen. De auditors van VFM toetsen of voldaan is aan de gestelde eisen.  

Rick Krebbers, Expert FM/HR/Employee Experience bij Schiphol Group:
'De contractaudits zorgen voor een onafhankelijke toets van de wederzijdse afspraken voor ons als contracteigenaar, maar ook voor de leveranciers,
zodat we gezamenlijk op deze basis op een evenwichtige manier de dienstverlening voor onze klanten kunnen verbeteren.' 

Resultaat

De uitkomsten van de audit presenteren we in een rapportage met conclusies en aanbevelingen. Schiphol FM kan met deze adviezen direct aan de slag om in samenspraak met de betreffende contractpartner de dienstverlening te optimaliseren. In een eventuele vervolgaudit toetst VFM in hoeverre er verbetering zichtbaar is op die auditcriteria die in de vorige audit niet voldeden. Op deze manier heeft Schiphol FM goed grip op haar facilitaire contracten en handvaten om deze in uitvoering van dienstverlening te verbeteren. 

Ook interesse in een audit? Neem contact op met Martine de Kok of Suzanne Wetzels.