COVID-19 en contracten: continueer de samenwerking mét herziene afspraken

Hoe zorgen we ervoor dat de dienstverlening en prijsvorming in lijn liggen met de situatie van vandaag? We ontvingen deze vraag van een aanbestedingsplichtige opdrachtgever. Een altijd actuele vraag die extra prangend werd ten tijde van COVID-19. Meer concreet: de gebouw-/gebiedsbezetting was substantieel lager. Dit leidde echter niet tot een substantiële aanpassing van inzet - en dus kosten. Een tijdelijke situatie, waar opdrachtgever en opdrachtnemers belang hebben bij een gecontinueerde samenwerking met een transparante, financiële basis. VFM is gevraagd te ondersteunen bij de totstandkoming van herziene Programma's van Eisen, waarbij de focus ligt op de herziening van uitgangspunten, kostendrivers en conditionele eisen. VFM nam hierin de rol van procesbegeleider.

Korte doorlooptijd, hoge intensiteit

Gezien de grote druk op kosten was het van belang op een korte termijn te komen tot substantiële besparingen, zonder de contractuele afspraken te schenden. Tijdens diverse sessies kwam VFM samen met de opdrachtgever tot drie uitgangspunten.

1 | Vaststellen van het operationeel verbeterpotentieel
We analyseerden de contracten (incl. bijlagen) met als doel te bepalen welke wijze een financiële besparing te realiseren is. Vaststelling vond plaats op basis van een objectief afwegingskader (impact - risico's).

2 | Herzien van strategische uitgangspunten
Tijdens de aanbesteding stelden we een aantal doelstellingen en uitgangspunten vast. De nieuwe context vraagt om een herziening, echter zonder de beginselen van de samenwerking te schenden. In samenspraak kwamen we tot aanpassingen, zoals:

Herziening van de nullijn (aantal gebruikers per m2). De initiële nullijn week sterk af van de nieuwe situatie, waardoor de variabelen in de calculatie nog maar beperkt bruikbaar waren.
Toevoeging van een transparante staffel zodat voor iedereen bekend is wat toe-/afname van gebruik voor effect heeft op de prijsstelling.
Aanpassing van condities kwaliteit (wanneer moet wat schoon zijn?). De bezetting 's buiten de reguliere openingstijden was bijvoorbeeld nihil. We kozen er dan ook voor om gedurende de nachtelijke uren de kwaliteitsnormering los te laten.

3 | Herziene uitvraag opdrachtnemers
In samenwerking met de afdeling Juridische Zaken en Inkoop deden we een concreet voorstel voor aanpassingen. Dit vormde de basis voor een aangepaste calculatie die gereviewed is door VFM.

Financiële besparing - geen dip in kwaliteit én continuering van samenwerking

In een periode van slechts twee weken kwamen we tot een herziene uitvraag die is gedeeld met de contractpartners. Een uitvraag met als resultaat een substantiële financiële besparing, zonder dat de gebruiker daar last van ondervindt en een continuering van de samenwerking. Onze opdrachtgever heeft de toegevoegde waarde van VFM omschreven als 'pragmatisch - met vakmanschap, komen tot resultaat'.