Onafhankelijke contractaudit van een historisch pand

Een aantal jaren geleden heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) onder begeleiding van VFM haar facilitaire dienstverlening opnieuw aanbesteed. Het resultaat: nieuwe prestatieafspraken en KPI's voor een aantal contracten. Eén van de KPI’s ziet toe op het uitvoeren van contractaudits. Het doel van een contractaudit is om te bepalen in hoeverre de prestaties van opdrachtnemers aansluit op de gemaakte afspraken. 

Het gebouwonderhoud van het historische pand van VNG is één van de afgesloten contracten. Voor het laatste contractjaar wenst VNG een onafhankelijke contractaudit om zicht te krijgen op de stand van zaken rondom de contractafspraken. De audit maakt duidelijk of en in welke mate de dienstverlening is ingericht conform de gestelde eisen en de ontvangen inschrijving van de opdrachtnemer. 

Consultants Elisabeth Philips en Demi van Achthoven hebben de gestelde eisen en gemaakte afspraken als onafhankelijke partij objectief getoetst door de uitvoering van een contractaudit.

Werkwijze

Voor de dienstverlening rondom gebouwonderhoud ontwikkelden we een specifiek auditdocument. De opzet hiervan is gebaseerd op een aantal documenten en afspraken, zoals:
  • De gesloten overeenkomst;
  • De aanbestedingsdocumenten (Programma van Eisen, Service Level Agreement, etc.);
  • De inschrijving van opdrachtnemer.

Na akkoord van VNG op het auditdocument planden we een afspraak in met de opdrachtnemer. Voorafgaand aan het bezoek deelden we het auditdocument met de opdrachtnemer. De opdrachtnemer was daarmee in de gelegenheid om documentatie, handboeken, verslagen, processen en andere auditpunten toe te sturen om de aanwezigheid en juistheid aan te tonen. Vervolgens beoordeelden zowel Elisabeth als Demi de documenten op volledigheid en actualiteit om na te gaan of voldaan wordt aan de gemaakte afspraken. VFM kiest bewust voor het vier ogen principe in dit soort opdrachten. Daarmee waarborgen we onze objectiviteit.

Tijdens het bezoek bespraken we de reeds aangeleverde documentatie in een vraaggesprek. Ook kreeg de opdrachtnemer de kans om ontbrekende zaken alsnog aan te tonen.

Resultaat

De uitkomsten van de audit presenteerden we in een rapportage met conclusies en aanbevelingen. VNG kan met deze adviezen direct aan de slag om in samenspraak met de opdrachtnemer de dienstverlening te optimaliseren. Volgens de in het contract opgenomen KPI dient de opdrachtnemer een verbeterplan op te stellen om aan te tonen hoe de dienstverlening en het nakomen van de afspraken verbeterd kan worden.

Ook geïnteresseerd in een contractaudit? We helpen je graag.

Gerelateerde projecten

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord