Europese aanbesteding HR dienstverlening

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de organisatie die alle gemeenten in Nederland en de overzeese gebieden verbindt. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. De VNG is georganiseerd als moederorganisatie met een aantal dochterondernemingen waaronder VNG Connect en VNG Realisatie. Een aantal stafdiensten is centraal georganiseerd. Diverse dochterondernemingen maken hiervan gebruik waaronder de HR dienstverlening.

Uitbesteding salarisverwerking en functioneel beheer

De VNG heeft een deel van de HR dienstverlening uitbesteed, waaronder het salarisverwerkingsproces en het functioneel beheer van het eHRM-systeem. Voor deze uitbestede dienstverlening heeft de VNG behoefte aan een nieuw contract per 1 januari 2021. Vanwege de omvang van de dienstverlening bleek een Europese aanbesteding noodzakelijk. VFM is benaderd om deze Europese aanbesteding te begeleiden. Voor inhoudelijke expertise werkten we samen met Jon de Vries van de Bonte Bij, ervaringsdeskundige op het gebied van HR diensten.

Nanda Foendoe, HR Manager van de VNG:
“De ruime aanbestedingservaring van VFM in combinatie met de inhoudelijke deskundigheid en marktkennis van de Bonte Bij hebben geleid tot een mooi resultaat van deze aanbesteding.”

Onze werkwijze

We startten met het in kaart brengen van de huidige situatie rondom de HR dienstverlening en de inrichting van het eHRM-systeem. Daarnaast zijn relevante ontwikkelingen binnen de VNG in beeld gebracht en de verwachtingen ten aanzien van de toekomstige HR dienstverlening. Op basis van individuele interviews en sessies met de projectgroep stelden we de aanbestedingsdocumenten op. De aanbesteding is op TenderNed gepubliceerd waarna de formele procedure is doorlopen.

Belangrijk onderdeel in deze Europese aanbesteding was het betrekken van de verschillende stakeholders binnen de VNG. Zo is de HR afdeling de eerste contactpersoon voor de te contracteren leverancier, maar zijn de diverse vertegenwoordigers van de dochterondernemingen ook belangrijke spelers. De dochterondernemingen van de VNG werken met verschillende arbeidsvoorwaardenregelingen, wat de dienstverlening complex maakt. Inschrijvers moesten middels referentieverklaringen aantonen aan deze kerncompetentie te voldoen. De vertegenwoordigers van de dochterondernemingen namen actief deel aan het opstellen van het Programma van Eisen en speelden een rol in de beoordeling.

Resultaat

Na het doorlopen van het aanbestedingsproces is één leverancier gecontracteerd waarmee de VNG de komende jaren de samenwerking kan continueren. Zo is de VNG ook de komende jaren verzekerd van professionele personeelsdiensten in de vorm van salarisadministratie en functioneel beheer.