Implementatie cateringdienstverlening

Een cateringcontract implementeren tijdens de covid-19 pandemie, hoe doe je dat?

De afgelopen periode is VFM gevraagd om twee gemeenten te assisteren bij het implementeren van de cateringdienstverlening. Beide contracten zijn aanbesteed en geïmplementeerd tijdens de Covid-pandemie.  

Invloed Covid-19 pandemie

Het implementeren van een cateringcontract tijdens de Covid-19 pandemie brengt verschillende uitdagingen met zich mee. Welke restaurants blijven open? Welke restaurants zijn gesloten? Hoe kunnen wij de dienstverlening op een verantwoorde manier voortzetten? Welke initiatieven kunnen direct bij opening uitgerold worden en welke worden uitgesteld i.v.m. Covid-19? Allemaal vragen die tijdens de implementatie van de cateringcontractenaan bod kwamen. 

Implementatie 

De implementatie startte met een kick-off bijeenkomst waar alle stakeholders bij aanwezig zijn. Deze bijeenkomst is van grote waarde omdat de doorlooptijd van een implementatie relatief kort is en een intensieve samenwerking wordt vereist van partijen die voor het eerst met elkaar gaan samenwerken.

De verschillende cateringoutlets verdeelden we onder in twee groepen; outlets die op dat moment open zijn en de outlets die dicht zijn vanwege de overheidsmaatregelen. Omdat de uitvoeringslocaties zijn aangemerkt als bedrijfskritisch, blijven deze locaties tijdens de pandemie open. Denk aan locaties waar de veegdiensten zijn gestationeerd op locaties waar de lokale vuilnismannen samenkomen om te lunchen. De cateringoutles op de kantoorlocaties bleven tijdens de pandemie gesloten of waren slechts gedeeltelijk open voor de bedrijfskritische processen op locatie. Door onderscheid te maken tussen de geopende en gesloten outlets konden we ons tijdens de implementatie in eerste instantie focussen op de outlets die open waren (voornamelijk de uitvoeringslocaties). Op deze locaties was het cruciaal om een soepele overgang van de latende partij naar de nieuwe partij te realiseren. Op deze locaties is de leverancier ook tijdens de pandemie volop aan de slag. Voor de gesloten kantoorlocaties kozen we een andere aanpak. De cateringvoorzieningen op deze locaties zijn geheel opgebouwd en ingericht naar het nieuw te hanteren concept. Zodra de kantoorlocaties op een verantwoorde manier open gaan, hoeft op deze locaties alleen de voorraad aangelegd te worden en het personeel geïnstrueerd te worden.

Onze werkwijze

VFM was tijdens de implementatie de schakel tussen de gemeente en de cateraar. De implementatiemanagers van VFM waren verantwoordelijk voor het realiseren van een geïmplementeerd contract, een vertaling naar de operatie, de uitrol op de diverse locaties en de inrichting van contractmanagement.
De implementatiemanager stond tijdens dit proces in nauw contact met verschillende stakeholders binnen zowel de gemeente als de stakeholders van de geselecteerde cateraar. 

Resultaat

Mede door de bijdrage van VFM is het cateringcontract naar wens van zowel de gemeente als de nieuwe cateraar geïmplementeerd. De dienstverlening is op een goede en gestructureerde manier overgedragen van de zittende naar de nieuwe leverancier. De medewerkers op locatie hebben hier nauwelijks erg in gehad. 
Ook belang bij een accurate implementatie van uw facilitaire dienstverlening? Neem contact op met Yorick Vlaar.

Gerelateerde projecten

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.

Akkoord