Lexence Advocaten: persoonlijk en to the point. Hoe vertaal je dat in een IFM contract?

Lexence is een advocaten- en notariskantoor gevestigd in het Infinity-gebouw in Amsterdam. Het kantoor is in 1992 opgericht en gespecialiseerd in ondernemings- en vastgoedrecht. Bij het kantoor werken ruim 150 medewerkers, advocaten en notarissen. Het bureau onderscheidt zich door de persoonlijke en actieve aanpak. “Wij komen gelijk ter zake”.

De facilitaire dienstverlening is deels uitbesteed aan externe leveranciers en wordt deels door eigen medewerkers verzorgd. Binnen Lexence ontstond de vraag hoe de facilitaire dienstverlening in de toekomst het beste te organiseren. Daar zijn meerdere oplossingen voor, zowel intern als via marktpartijen. VFM begeleidde Lexence bij de keuze van de beste oplossing.

Aanpak VFM

Victor van Hooijdonk en Yorick Vlaar deden samen deze adviesopdracht. Een doordacht sourcingproces is cruciaal voor het organiseren van facilitaire dienstverlening. VFM benadert sourcing als continu proces (zie figuur 1). In de opdracht van Lexence ligt de focus op fase 1 en 2.

Afbeelding met tekst, wiel, cdAutomatisch gegenereerde beschrijving

Samen met Lexence definieerden Victor en Yorick de gewenste verbetering van het serviceniveau, zowel binnen de eigen (facilitaire) organisatie als in de samenwerking met de gebouwbeheerder en overige huurders van het gebouw. De ambitie is dat het totale serviceniveau beter aansluit bij de ambitie en strategie van Lexence. We zetten een aanbesteding in de markt waar leveranciers moeten laten zien wat zij in huis hebben op de onderwerpen: dienstverlening, kwaliteit, integraliteit en overname.

Lessons Learned

Het hoge kwaliteitsniveau van de dienstverlening en de wens om directe betrokkenheid bij de inrichting en uitvoering van de services binnen dit advocatenkantoor vraagt om een zeer specifieke aanpak. Zowel voor het adviestraject als uiteindelijk voor de uitvoerende dienstverlener. Een scenario van totale uitbesteding van alle services in één keer past daar minder goed bij. Terwijl de wens tot integratie en optimalisatie duidelijk was. Uiteindelijk koos Lexence voor een fasegewijze uitbesteding naar één prefered supplier voor alle dienstverlening.