Onafhankelijke contractaudit & ontwikkelscenario
Onze opdrachtgever is onderdeel van een wereldwijde organisatie en heeft in Nederland drie locaties waarvan twee voorzien zijn van een fabrieksomgeving. Sinds 2002 heeft de organisatie een contract met de Facilitaire partij. In de loop van de jaren is dit contract steeds verder uitgebreid tot uiteindelijke één IFM contract voor zowel Soft- als Hardservices.
VFM is gevraagd om een onafhankelijke contractaudit uit te voeren op het huidige contract en een ontwikkelscenario te vormen voor de toekomst.
Onze werkwijze
In vier stappen heeft onze Consultant Esther Leegwater toegewerkt naar het ontwikkelscenario. Dit begon met een scan van de huidige situatie. Er is een analyse gemaakt van alle beschikbare documentatie rondom de contracten en de bedrijfsvoering. Er werd o.a. inzicht verkregen in de ontwikkeling van de scope van het contract en de beschikbare facts & figures. Vervolgens is middels interviews en één groepsessie een interne analyse uitgevoerd naar de ervaringen en de behoeftes van diverse stakeholders binnen de organisatie in relatie tot samenwerking met de IFM partij. In deze fase ging VFM ook in gesprek ging met de IFM partij, waar de focus lag op het beoordelen van verschillende subcategorieën waaronder SLA afspraken en KPI's.
Verificatiesessie
In een verificatiesessie zijn de inzichten uit de analyse en resultaten van de opdrachtnemer door VFM gedeeld met de opdrachtgever. Belangrijkste punten die naar voren kwamen is dat zowel de Facilitair Manager als de interne stakeholders op grote lijnen dezelfde input gaven over de dienstverlening en waar de verbetermogelijkheden lagen. De beleving van de stakeholders kwam overeen met de conclusies en resultaten uit de contractaudit waardoor een eenduidig beeld ontstond over het best passende ontwikkelscenario's.
Resultaat & toegevoegde waarde
Het uiteindelijke resultaat van deze contractaudit is dat de opdrachtgever een onderbouwd beeld heeft van de huidige status van het facilitaire IFM contract en tevens van de eisen, wensen en behoeftes. Dit heeft ertoe geleid dat het huidige contract voor een korte periode verlengd is en de dienstverlening opnieuw wordt aanbesteed. De opdrachtgever heeft VFM gevraagd hierin te ondersteunen.
