Reclassering Nederland  |  Contractaudit na aanbesteding schoonmaak 

In 2017 begeleidde VFM Reclassering Nederland bij de Europese aanbesteding  voor schoonmaakonderhoud en glasbewassing voor alle locaties. De aanbesteding is geografisch gesplitst in twee percelen in aansluiting op de regio-indeling van de facilitaire organisatie van Reclassering Nederland. Het resultaat hiervan is dat op 1 maart 2018 twee nieuwe schoonmaakpartijen zijn gestart. Om in de uitvoering te toetsen of alle contractafspraken en hetgeen beloofd is tijdens de aanbesteding wordt nageleefd, wordt eenmaal per contractjaar een audit uitgevoerd. VFM is gevraagd om eind 2018 deze contractaudit uit te voeren op de contracten voor beide percelen ruim een half jaar na de start van de dienstverlening. 

Audrey Schalkwijk (Inkoper, Reclassering Nederland): 
“VFM is een objectieve en onafhankelijke derde met kennis van de schoonmaakbranche, wat ze een geschikte partij maken voor het uitvoeren van een dergelijke operationele audit.”

Werkwijze

Voor de uitvoering heeft VFM een specifiek ‘contractaudit model’ ontwikkeld. De opzet hiervan is gebaseerd op documenten en afspraken, zoals het Programma van Eisen van de aanbesteding, de overeenkomst en de aangeboden offerte van de schoonmaakpartner in het aanbestedingstraject. Daarna heeft een auditor van VFM de schoonmaakpartner bezocht en elk onderwerp aan de hand van een interview besproken. Dit bezoek is vooraf aangekondigd, zodat de juiste personen beschikbaar waren en zich hebben kunnen voorbereiden. Tijdens het vraaggesprek heeft de schoonmaakpartner de aanwezigheid en juistheid van de documenten, handboeken, verslagen, processen en andere auditpunten getoond. De auditor heeft dit beoordeeld en getoetst op volledigheid en actualiteit om na te gaan of voldaan is aan de gestelde eisen. 

Resultaat

De uitkomsten van de audit zijn per schoonmaakpartner vastgelegd in een rapportage. Hierbij heeft de auditor beoordeeld of de norm behaald is en is aangegeven wat de oorzaak is van het eventueel niet behalen hiervan. Het rapport is afgesloten met conclusies en aanbevelingen, zoals het advies om de schoonmaakpartner een SMART verbeterplan te laten opstellen om aan de ontbrekende eisen en afspraken te voldoen. Na een jaar wordt de status middels een nieuwe contractaudit opnieuw getoetst. De toegevoegde waarde van VFM is uiteraard de onafhankelijkheid, maar ook de combinatie van betrokkenheid in het voortraject (aanbesteding) en kennis op het gebied van schoonmaak. 

Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer.
Akkoord