De aanpak van VFM

In nauwe samenwerking met de huisvestingsmanager van Schiphol Group is het onderzoek gestart naar de situatie. VFM heeft in een team van een Demand specialist en Werkomgeving specialist gewerkt aan de opdracht. Onder andere via de recente beschikbare bezettingsgraad metingen, heatmaps en andere verslagen is de beleving naast de objectieve werkelijkheid gezet. De analyse van de informatie heeft de richting gewezen waarin we gezamenlijk (VFM & FM Schiphol Group) met de betrokken afdelingen het gesprek zijn gaan voeren. Door in het gesprek te verdiepen op de informatie, hebben we de oorzaken voor het verschil tussen beleving en werkelijkheid goed in beeld gekregen.

Er zijn aanvullende gesprekken gevoerd met coördinatoren van de gebruikers, de huisvestingsmanager en een klankbordgroep van de gebruikers. Door wekelijks met zowel de gebruikers als de huisvestingsmanager te spreken, is er veel duidelijkheid gekomen over de te nemen stappen en ontwikkelrichting. Specifiek inzicht in werkprocessen en het gebruik van fysieke en beschikbare ruimte heeft ertoe geleid dat er mogelijkheden in beeld kwamen voor verandering en verbetering. 

Het resultaat

De resultaten van het werk was een opgeleverde presentatie met de opgedane informatie, knelpunten en een voorstel met oplossingsrichtingen en alternatieven; samengevat onder de noemer Schiphol Early Works. Met slimme adviezen gericht op veelzijdiger en efficiënter gebruik van fysieke ruimte zijn enkele zaken opgelost zonder grote kosten te maken. Er zijn ook enkele zaken voorgesteld om te komen tot meer afgesloten en kleinere vergader- en gespreksruimtes. Belangrijk is ook dat de toegankelijkheid tot de functionaliteit vergroot moet worden. Het gemak waarmee iemand een vergaderzaal kan gebruiken, bepaald ook of iemand op zijn werkplek een gesprek voert of kiest voor een ruimte. De gedragscomponent is hierin ook benadrukt naar de gebruiker, in samenwerking met HR van de betreffende afdeling. Door de voorstellen kan men meer ‘activity based’ aan het werk en sluit de omgeving beter aan op de wensen en eisen. 

Bij het opstarten van de uitvoeringsactiviteiten is de COVID-19 lockdown begonnen. Daardoor is de uitvoering tijdelijk on hold gezet. Gezien het resultaat, heeft FM Schiphol Groups gekozen om met andere afdelingen ook dit traject in te gaan en vervolgacties vast te stellen. Onderdeel van de deliverables van VFM was ook het opleveren van een blauwdruk hoe Facility Management met dergelijke vragen om dient te gaan en welk proces hierin gevolgd kan worden.

Bent u op zoek naar slimme adviezen die met beperkt budget realiseerbaar zijn? Neem contact op met VFM, we denken graag met u mee!