Schoonmaak in een omgeving waar miljoenen beesten leven…

Koppert is een bedrijf dat werd opgericht in 1967 door Jan Koppert, een Nederlandse teler met een heldere visie: de wereld heeft behoefte aan een duurzaam alternatief voor chemische bestrijdingsmiddelen. En dat alternatief is onder andere de inzet van beestjes voor plaagbestrijding en bestuiving.

Een bedrijf in deze sector is facilitair gezien een interessante omgeving. Denk aan grote fabriekshallen, laboratoria en kantoren waarbij schoonmaak essentieel is voor het primair proces. Koppert deed langere tijd naar tevredenheid zaken met twee schoonmaakbedrijven. Echter er ontstond behoefte aan meer regie over kwaliteit en inzet. Enerzijds door de enorme groei die het bedrijf doormaakt en anderzijds omdat geluiden van de afdelingen niet goed gepareerd konden worden.

Koppert gaf VFM de opdracht te ondersteunen bij het ontwikkelen van een visie op schoonmaak.

Visievorming

Vera Peek en Violette Krouwel startten dit traject door in gesprek te gaan met de twee leveranciers. Daarnaast namen ze interviews af met alle afdelingen. Zij trokken de conclusie dat de taakverdeling tussen Koppert medewerkers en de schoonmaakbedrijven onduidelijk was. Daardoor ontstond onduidelijkheid en onrust over de technische schoonmaakkwaliteit. Na de contract audit, konden Violette en Vera Koppert de volgende scenario’s voorleggen:

Houden wat het is?
Herijken met bestaande partijen?
Meervoudig aanbesteden?

Al snel werd duidelijk dat Koppert de huidige samenwerking met beide partijen niet wilden openbreken. Dit werd versterkt door het feit dat er een grotere urgentie ontstond om de taakverdeling en technische schoonmaakkwaliteit naar een hoger niveau te brengen. Men is direct tot actie overgegaan, waarbij VFM betrokken bleef bij het vervolg.

Herijken met huidige partijen

Samen met stakeholders schreven we een aangepast Programma van Eisen. Al snel werd duidelijk dat het ook noodzakelijk was om de ruimte opnieuw in te meten. Collega Arnold nam dit voor zijn rekening. Tot slot maakte collega Vera nieuwe prijzenbladen en konden de samenwerkingspartijen hun offertes opmaken. Resultaat is dat er contracten liggen met heldere KPI’s, communicatiestructuur, werkprogramma’s en prijsafspraken.

Lessons Learned

Monitor periodiek als opdrachtgever of de huidige dienstverleningsafspraken en contractpartner nog aansluiten op de behoefte en verwachte ontwikkelingen. Zie of verwacht je een afwijking hierop, onderneem dan actie!

Wat vond Vera?

Het leukste voor Vera was dat ze duidelijke meerwaarde leverde, zowel richting schoonmaakpartijen als opdrachtgever. Beide partijen waren blij met het “opschudden van de deken”.

Uitdaging was om de input en belangen van verschillende stakeholders in perspectief te plaatsen en niet in de valkuil te stappen om te diep in de materie te duiken.