Stap 1: In beeld brengen serviceniveaus  

Het is van belang dat voor de start van de opdracht de juiste uitgangspunten ten aanzien van de facilitaire dienstverlening in beeld worden gebracht. Oftewel: wat zijn de wensen en eisen voor het facilitaire serviceniveau per dienst? We zien bijvoorbeeld vaak dat er specifieke wensen zijn voor de cateringdienstverlening, zoals ruime openingstijden voor een bedrijfsrestaurant of extra beschikbaarheid van banqueting. 
Omdat het in deze specifieke opdracht de huisvesting van een Europees instituut betrof, was een hoog beveiligingsniveau een vereiste. Dat vraagt een andere inzet van fysieke beveiliging en snellere alarmopvolging, wat uiteraard ook financiële consequenties heeft.  

De uitgangspunten vormen de basis voor de begroting en moeten daarom zeer zorgvuldig opgesteld worden. Daar waar het nieuwe huisvesting betreft, kan dit ook betekenen dat (goed onderbouwde) aannames gedaan moeten worden. 

Stap 2: Bepalen van de kengetallen 

In stap 2 bepalen we de kengetallen per facilitaire dienst. Hierbij is het belangrijk om te onderzoeken wat de variabelen zijn per dienst. Zijn de kosten bijvoorbeeld afhankelijk van het aantal vierkante meters, aantal werkplekken of van het aantal medewerkers? De kosten voor schoonmaakdienstverlening worden berekend per vierkante meter, maar een bepaalde vloerafwerking kan een grote impact hebben op de prijsstelling.  

Door de ruime ervaring van VFM met aanbestedingen beschikken wij over een grote database met benchmarkgegevens van de Nederlandse facilitaire markt. Op basis van deze gegevens hebben wij de relevante kengetallen per dienst voor het Europees instituut in beeld kunnen brengen. Natuurlijk hielden we rekening met de vastgestelde serviceniveaus uit stap 1. Ook onze kennis en ervaring met projecten in de gebouwde omgeving was hierbij cruciaal. De kosten voor bepaalde keuzes in de huisvesting, zoals vloer- en wandafwerking, en de gevolgen daarvan voor onderhoud en beheer hebben we zodoende goed kunnen begroten.  

Stap 3: Opstellen van de calculatie  

Tot slot moeten de verzamelde gegevens samenkomen in een calculatie. Om daartoe te komen worden de kengetallen doorgerekend in relatie tot de gegevens van de organisatie. Het resultaat van deze stap is een volledige calculatie en inzicht in de kosten voor de facilitaire dienstverlening van een locatie. 

Voor onze opdrachtgever voegden wij aan deze calculatie onze onderbouwing en adviezen toe, zodat in een latere fase nog te herleiden is op welke gronden de keuzes gebaseerd zijn. Onze adviezen stellen de opdrachtgever in staat nu al slimme en goede keuzes te maken. Het gevolg hiervan is bewuste keuzes met betrekking tot de facilitaire begroting en minder (vervelende) verassingen in de exploitatiefase. 

Meer weten?

Ook hulp nodig bij het opstellen van een facilitaire begroting? Neem dan gerust contact op! Wij toetsen ook uw bestaande begroting en kunnen u hierover adviseren.