Strategische huisvestingsvisie en scenario uitwerking

Foto: Dudok Architectuur Centrum

Gemeente Hilversum heeft de ambitie te ontwikkelen tot een moderne overheidsinstelling. In lijn met deze ontwikkeling gaf het College de bestuurlijke opdracht om een huisvestingsvisie te realiseren die deze ambitie ondersteunt en faciliteert. De vraagstelling van de gemeente bevatte onder andere het formuleren van een gedragen visie op huisvesting voor de gemeente Hilversum uitgewerkt in een viertal scenario’s met een advies voor een voorkeursscenario.
VFM Facility Experts vervulde in samenwerking met YNNO deze opdracht. Onze consultants Saskia Cornelissen, in de rol van projectleider, Alex de Groot, als deelprojectleider, werkten samen met YNNO in vier maanden de huisvestingsvisie uit met vier scenario’s.

Jan Willem de Wit, Teammanager Facilitair Gemeente Hilversum:
“In een relatief kort tijdsbestek is de visie ontwikkeld en vastgesteld en zijn de scenario’s uitgewerkt. Dit alles is in een visueel opgebouwde rapportage met een separate financiële bijlage aangeboden. Gemeente Hilversum is op basis van deze rapportage in staat om een keuze te maken voor een vervolg onderzoek en uitwerking van één of meerdere scenario’s.”

Ontwikkeling huisvestingsvisie

De huisvestingsvisie is een afgeleide van het coalitieakkoord, de organisatievisie en de belangrijkste leidende principes voor de gemeente Hilversum: “Aan de slag voor een buurtgericht, duurzaam, veilig en levendig Hilversum." Door middel van interviews, werksessies en inhoudelijke uitwerking met werkgroepen en het kernteam ontstond een steeds duidelijker beeld over de belangrijkste thema’s voor huisvesting. Er zijn vijf basisprincipes voor de huisvesting vastgesteld waarna voor 10 thema’s de 30 belangrijkste uitgangpunten zijn benoemd. We maakten een poster waarop in één oogopslag te zien is waar de toekomstige huisvesting van de Gemeente Hilversum aan moet voldoen. Deze thema’s en uitgangspunten waren vervolgens de basis voor het toetsingskader voor de scenario’s. Om een volledig beeld te krijgen is de bestaande situatie in kaart gebracht en geanalyseerd.

Scenario's en advies

Vanuit de vastgestelde visie startte het team van VFM met de uitwerking van vier verschillende scenario’s. Vanzelfsprekend keken we ook naar de sterke en minder sterke punten van de huidige situatie. Om tot de toekomstig gewenste situatie en ruimtebehoefte te komen, zetten we een werkstijlenonderzoek in en haalden input op bij de werkgroepen HRM en Dienstverlening.

Al deze informatie leidde tot de uitwerking van de volgende scenario’s:

Scenario 1: Handhaven bestaande situatie
Scenario 2: Optimaliseren van de bestaande gebouwen en middelen
Scenario 3: Huur/ koop van bestaand vastgoed als kantoorlocatie
Scenario 4: Nieuwbouw van een kantoorlocatie

Hilversum is trots op haar Raadhuis, een iconische monument Dudok. Op het gebied van beeldkwaliteit, identiteit en cultuur is dit gebouw van grote waarde voor de gemeente en is daarom onderdeel van elk scenario. We werkten de scenario’s zowel functioneel als financieel uit om zo een afwegingskader te bieden en een scenariokeuze mogelijk te maken.

Resultaat

Geheel volgens planning en afspraak is in een relatief kort tijdsbestek de strategische huisvestingvisie ontwikkeld en vastgesteld. Met plezier boden we ons advies aan in een visueel opgebouwde rapportage met een separate financiële bijlage. Gemeente Hilversum is op basis van deze rapportage in staat om een keuze te maken voor een vervolg onderzoek en uitwerking van één of meerdere scenario’s. Het enthousiasme van zowel het team van VFM en YNNO als de medewerkers van Gemeente Hilversum was doorslaggevend voor het succes. Het met veel aandacht managen van het proces was een andere vereiste en eveneens een belangrijke succesfactor voor het welslagen van deze visieontwikkeling.