De afdeling Workplace Management (voorheen Facility Management & Real Estate) van ABN AMRO is verantwoordelijk voor de werkomgeving van 19.000 medewerkers, verspreid over 180 locaties. Tot september 2021 deed men dit met een team van toegewijde medewerkers op operationeel, tactisch en strategisch niveau en diverse leveranciers. Om verdere professionalisering en flexibiliteit te organiseren is in 2019 gestart met het programma FutureFM. 

ABN AMRO heeft VFMTG gevraagd haar te begeleiden bij het herzien van haar organisatie- en sourcingmodel en de vertaling van dit model naar de praktijk. 

Programma Future FM | integratie en uniformiteit, met respect voor specialisatie 

Erika Bonis (Directeur Workplace Management):
“Met dank aan VFM en TwynstraGudde hebben wij inzicht in de daadwerkelijke impact van onze keuzes gekregen. Het echt doorvragen was hierbij heel behulpzaam. De hulp van VFM en TwynstraGudde was nodig om te staan waar we nu staan.”

De begeleiding van de verandering naar een professionele en flexibele workplace management organisatie bestond uit twee fasen:

Fase 1: Herzien van het organisatie- en sourcingmodel
Op basis van een analyse naar de huidige situatie, een schets van de toekomst en een interactieve verkenning van de markt is gekomen tot diverse toekomstscenario’s. Op basis van een geobjectiveerd afwegingskader en kwantitatieve omzet is gekomen tot een gedragen keuze. VFMTG heeft ABN AMRO begeleid bij het maken van deze keuze. Concreet heeft dit geresulteerd in:

• Weloverwogen keuze voor een organisatiemodel inclusief benodigde formatie en profielen. 
• Weloverwogen keuze voor een sourcingmodel : IFM Soft Services, Managing Agent Hard Services, Commercieel Assetmanagement. ABN AMRO ontwikkelt zich naar een kleine regie-organisatie gericht op strategie regietaken. Inclusief een aanpak voor pre-implementatie.
• Overkoepelende business case

Berry Reinders (Contractmanager Soft Services):
“VFMTG hield mij continu scherp. De rol van challenger is goed opgepakt. Hierdoor lukt het ons niet alleen in het moment te zitten, maar ook vooruit te kijken.”  

Fase 2: Vertalen van het model naar de praktijk 
Na de keuze voor een nieuw organisatie- en sourcingmodel is VFMTG gevraagd de adviezen in de praktijk te brengen. Dit heeft geresulteerd in:

• De daadwerklijke inrichting van een nieuwe facilitaire organisatie. De transitie van personeel naar een (nieuwe) leverancier of elders. 
• Contractering van drie partijen (IFM Soft Services, Managing Agent Hard Services, Commercieel Assetmanagement) voor de gehele facilitaire dienstverlening. Met aandacht voor de drie fits (company – cultural – solution).
• Samenwerkingsconvenant voor de integrale samenwerking.

Charlotte Opdam (Strategisch adviseur):
“We hebben voorafgaand aan de implementatie de integrale samenwerking met de drie partijen opgezet. VFMTG heeft dit traject begeleid. We hebben hier nu, na de implementatie, veel profijt van. De basis is goed waardoor onze partners niet op een eiland zitten maar onderlinge samenwerking de standaard is.”

Waarom VFM Facility Experts en TwynstraGudde?

Binnen het gestelde vraagstuk was behoefte aan zowel sourcing- als organisatie advies. Met specifieke kennis en ervaring binnen de facilitaire branche. Om die reden hebben VFM Facility Experts en TwynstraGudde hun krachten gebundeld om ABN AMRO te ondersteunen bij deze ambitieuze verandering. Door de samenwerking beschikt ABN AMRO over:

• Een sourcing- en organisatiespecialist.
• Expertise op het gebied van soft en hard services.
• Ruime ervaring met (internationale) organisaties.
• Ruime ervaring met inkoop, begeleiding van aanbestedingen, samenwerking en implementatiemanagement.

Diedrik Broekman (destijds Programmamanager FutureFM):
“Ik ben heel tevreden over het resultaat en hoe het proces is gegaan in samenwerking met VFMTG. Een goede start mede door een zorgvuldige samenstelling en mix van mensen.”

Betrokken adviseurs van VFMTG maakten deel uit van het kernteam van het programma. Gedurende het traject is het MT FM actief betrokken bij zowel de totstandkoming als besluiten. Daarnaast was er veel afstemming met overige afdelingen zoals procurement en HR.