Van aanbesteding naar tactisch contractmanagement
In de meeste gevallen verandert er veel na een (Europese) aanbesteding. Een nieuwe contractpartner doet haar intrede of de dienstverlening van de bestaande contractpartner krijgt een andere inhoud. De samenwerking moet herontdekt worden of zelfs vanaf de basis worden opgebouwd.
Ook op de eigen organisatie heeft een nieuwe overeenkomst impact. Het bestaande team is vaak blij dat het intense inkoopproces is afgerond maar na het ondertekenen van het contract begint het eigenlijk pas. Nieuwe rollen, andere overlegstructuur, gewijzigde verantwoordelijkheden.
Bij één van onze opdrachtgevers was dit ook aan de orde. VFM werd gevraagd om een interim Implementatiemanager in te zetten die als intermediair het proces van deze transitie in goede banen kon leiden.
Tegelijk merkten we dat contractmanagement ontwikkeld moest worden. Het nieuwe facilitaire contract vraagt van het facilitaire team een andere manier van managen. De teamleden sturen met name operationeel en moeten gaan schakelen naar hun nieuwe, meer tactische rol. Dan is bijscholing en coaching een goede manier om het team de basisprincipes van contractmanagement bij te brengen.
VFM organiseert voor hen een aantal trainingsdagen waarin we de theorie en de trends en ontwikkelingen op contractmanagement gebied behandelen. We praten hen bij over allerlei contractvormen die gehanteerd worden in het facilitaire werkveld en daarbuiten. Daarnaast laten wij hen de verschillen tussen contractbeheer, -management en leveranciersmanagement ervaren.
Om het geleerde in praktijk te brengen, maken we met hen een demarcatie van de verschillende rollen en taken in het managen van het contract. Wat doe je nu in het huidige contract? En wat gaat er veranderen? We kiezen wie, op basis van persoonlijke kwaliteiten, het beste een bepaalde rol in de contract besturing neemt. Door er samen aan te werken ontstaat een helder beeld wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe het team elkaar nodig heeft. Met het nieuwe contract als basis gaat de training echt leven voor het team.
Toen deze basis gelegd was, nam onze Implementatiemanager hen mee in de verdere uitwerking. Geholpen met allerlei standaarddocumenten, verslaglegging, agenda’s en planning van overleg momenten. Het resultaat van de training en de inzet van de implementatie manager laat zich zien in goede start van een gedegen en prettige samenwerking voor zowel facilitair team als leverancier.
Staat uw team ook aan de vooravond van een nieuw contract? Of wilt u graag de kennis op contractmanagement verder ontwikkelen binnen uw team? Wij organiseren graag een training Contractmanagement, praktisch en passend bij uw specifieke contract. Neem contact op met een van onze consultants voor meer informatie.
Contractmanagement en het belang ervan neemt toe. Uw facilitaire organisatie gaat mee in deze ontwikkeling. Maar hoeveel contracten kan een contractmanager handelen of andersom: hoeveel contractmanagers heeft uw facilitaire organisatie nodig?
Lees meer