Twee IT-aanbestedingen

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is de organisatie die alle gemeenten in Nederland en de overzeese gebieden verbindt. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Goed werkende IT-middelen zijn daarom voor een organisatie als VNG van groot belang.

Zowel de AV-middelen als de netwerkinfrastructuur waren verouderd. Voor de aanbesteding van de AV-middelen speelde er ook een beweging richting nieuwe werkvormen mee. Zo zijn er nieuwe vergaderzalen opgeleverd na verbouwing van de begane grond, waar VNG de AV-middelen nog huurde. Ook voor de aanbesteding netwerkinfrastructuur waren er ontwikkelingen gaande, zoals een toenemend gebruik van mobiele apparaten en het feit dat er steeds meer virtueel wordt vergaderd.

Consultants Suzanne Wetzels, Rasha Dierckx en Demi van Achthoven ondersteunden de VNG bij beide aanbestedingen en zetten voor beide onderwerpen twee aparte Europese aanbestedingen in de markt. Er is gestart met AV-middelen en vervolgens netwerkinfrastructuur.

Onze werkwijze

We startten met het in kaart brengen van de huidige en de gewenste situatie. Ten aanzien van AV-middelen kwamen we er al snel achter dat de vraagstelling van VNG vrij breed en divers was. Dit komt voornamelijk door het bijzondere pand waarin VNG gevestigd is. Om de mogelijkheden uit de markt zo goed mogelijk te benutten, heeft daarom eerst een marktoriëntatie plaatsgevonden. In de marktoriëntatie haalden we informatie op over de volgende onderwerpen:

Trends en ontwikkelingen in de markt;
Relevante innovaties;
Scope van de gevraagde dienstverlening voor VNG;
Specifieke uitdagingen met betrekking tot het pand.

Op basis van deze informatie bepaalden we de inkoopstrategie en vertaalden we de behoeftes naar eisen en wensen in diverse vervolgsessies.

Vervolgens stelde VFM aan de hand van de opgehaalde informatie de aanbestedingsdocumenten op. Denk hierbij aan de aanbestedingsleidraad, een programma van eisen en een prijzenblad. Hier horen ook bijlagen bij zoals technische informatie, requirements documenten, plattegronden, conceptovereenkomsten en een verwerkersovereenkomst.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Omdat zowel VNG als VFM het heel belangrijk vinden, besteedden we in beide aanbestedingen veel aandacht aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. We vroegen leveranciers in de gunningscriteria om hun visie op duurzaamheidsaspecten in de invulling/uitvoering van de opdracht (bovenop de gestelde eisen uit het Programma van Eisen). Daarnaast vroegen we hoe de leveranciers omgaan met het zo duurzaam mogelijk afvoeren van de geleverde middelen aan het einde van de levensduur. Hoewel niet alle aspecten van de scope van de aanbesteding zich hiervoor lenen, was de markt toch gestimuleerd om zoveel mogelijk invulling te geven aan deze wens.

Resultaat

Na het doorlopen van het aanbestedingsproces contracteerde VNG voor beide diensten één leverancier waarmee ze de komende jaren een samenwerking aan gaan. Zo is VNG verzekerd van een professionele partner die hen zal ontzorgen in service en onderhoud aan de aangeschafte middelen voor zowel AV-middelen als netwerkinfrastructuur.