Reclassering Nederland is een onafhankelijke stichting met vestigingen in vijf regio’s. Zo’n 2.000 medewerkers zetten zich dagelijks in voor een veiligere samenleving. De hoofdtaken van Reclassering zijn: advies aan de rechterlijke macht, toezicht op daders en verdachten, de uitvoering van werkstraffen en het geven van gedragstrainingen.
Bij Reclassering Nederland was de receptiedienstverlening georganiseerd vanuit de afdeling Logistiek. De vernieuwing van de recepties en het loskoppelen van de receptiediensten uit deze afdeling hing al een tijd in de lucht, maar was nog niet geconcretiseerd. Reclassering Nederland heeft vorig jaar de wens uitgesproken om voor de komende jaren een heldere visie op receptiedienstverlening te ontwikkelen en om die visie eenduidig te implementeren in alle vestigingen in het land. VFM is gevraagd om Reclassering Nederland te begeleiden bij het ontwikkelen en formuleren van de gewenste visie op receptiedienstverlening.
Voor deze opdracht zijn Frans Visser als specialist op het gebied van veiligheidsmanagement en Suzanne Wetzels aan de slag gegaan. De aanpak bestond uit twee fases. In de eerste fase oriënteerden we ons op de huidige dienstverlening en de interne situatie. We deden kwalitatief onderzoek, bestaande uit een aantal interviews, locatiebezoeken, gesprekken met functionarissen van het landelijk kantoor en een vragenlijst voor cliënten. Met de inzichten uit deze eerste fase ontwikkelden we in de tweede fase een passende visie op receptiediensten.
In de visie staan de volgende kernwoorden centraal: professionaliteit, snelheid, accuraatheid, flexibiliteit en uniformiteit. Een belangrijke conclusie uit het onderzoek is dat de combinatie van tegelijkertijd uitvoeren van telefonie en de ontvangst van bezoek onwenselijk is. Op termijn wordt dan ook de telefonie losgekoppeld van de receptiefunctie, zodat beide taken meer focus krijgen. De vertaling naar wat de visie betekent voor de organisatie en aansturing ervan, resulteert in een voorkeursmodel van outsourcing. Hierbij is aandacht voor de huidige eigen receptiemedewerkers van Reclassering Nederland. Daarnaast werkten we in de visie de mogelijkheid van een gedeeltelijke digitale receptie uit. Deze manier van werken heeft pluspunten vanuit veiligheids- en privacy perspectief. Tevens ondersteund het de receptioniste op drukke momenten.
De visie is uitgebreid uitgewerkt in een adviesrapport, geaccordeerd door het landelijk managementteam.
Anja Ran (plaatsvervangend algemeen directeur):
“We doen dit weloverwogen en de vernieuwing van de receptiefunctie past zowel goed bij de ontwikkelingen van de logistieke administratie als de veranderingen binnen de organisatie en de tijdsgeest. Uiteindelijk willen we dat je je als bezoeker echt welkom geheten en veilig voelt bij Reclassering Nederland. Een goede modern georganiseerde receptiefunctie hoort daarbij. Dat is als organisatie toch je visitekaartje.”
Na het succesvol afronden van de visievorming in de vorm van een adviesrapport, mag VFM Reclassering Nederland nu ook begeleiden bij het verder uitwerken en concretiseren van deze visie met als doel een toekomstbestendige inrichting van de receptiediensten voor de locaties van Reclassering Nederland.
Contractmanagement en het belang ervan neemt toe. Uw facilitaire organisatie gaat mee in deze ontwikkeling. Maar hoeveel contracten kan een contractmanager handelen of andersom: hoeveel contractmanagers heeft uw facilitaire organisatie nodig?
Lees meer
